Имеет ли право работодатель выдать трудовую книжку по требованию работника, либо нужно выдать копию?

Доброго дня, ниже привожу выдержку из статьи, опубликованной в журнале "Главная книга", 2011, N 1

Нередко трудовую пенсию (прежде всего по старости) оформляют те, кто еще работает. И они просят выдать им трудовую книжку. В такой ситуации бухгалтеры, ведущие кадровый учет, сомневаются, действительно ли для оформления пенсии нужна трудовая книжка.

Как известно, для оформления пенсии работнику нужно представить в орган ПФР документы о страховом стаже. Работу по трудовому договору до выдачи страхового свидетельства (а пенсию в настоящее время оформляют те, кто большую часть стажа заработал до этого момента) работнику нужно подтверждать трудовой книжкой <2>.

В ПФР работник должен представить подлинники документов о страховом стаже <3>. Но это требование не распространяется на трудовую книжку <4>. И это понятно. Ведь работнику, продолжающему работать, выдают только заверенную работодателем копию или выписку из трудовой книжки <5>.

Однако на местах специалисты ПФР требуют у будущих пенсионеров именно подлинник трудовой книжки или ее нотариально заверенную копию. За разъяснениями о том, на чем основана такая практика, мы обратились в отделение ПФР по г. Москве и Московской области.

Из авторитетных источников

Боева Ирина Анатольевна, заместитель управляющего отделением Пенсионного фонда РФ по г. Москве и Московской области

"Для органов ПФР копии трудовых книжек, заверенные организацией, в которой работает гражданин, не обладают юридической силой.

Верность копий документов свидетельствуют нотариусы <6>. Поэтому представить в ПФР можно лишь подлинник трудовой книжки или ее копию, заверенную нотариально либо органами ПФР.

В случае если на дату обращения за назначением пенсии гражданин продолжает работать, то он представляет подлинник трудовой книжки и ее копию. В копии трудовой книжки руководителем или специалистом кадровой службы организации вносится запись "работает по настоящее время", которую нужно заверить печатью организации".

Переубедить орган ПФР у работника вряд ли получится. Поэтому если не выдать работнику подлинник трудовой книжки, то его стаж, подтвержденный трудовой книжкой, орган ПФР учтет после обращения в суд. А значит, пенсия будет назначена в меньшем размере <7>.

В такой ситуации у бухгалтеров возникает вопрос: можно ли отдать работнику именно подлинник трудовой книжки?

В законодательстве наряду с отсутствием обязанности выдать работнику подлинник трудовой книжки в такой ситуации нет и запрета на его выдачу <8>. Поэтому вы можете выдать работнику его трудовую книжку под расписку.

Расписка

22 ноября 2010 г. мне, Задорожной Александре Дмитриевне, раскладчице торгового зала ООО "Сезон", выдан подлинник моей трудовой книжки для представления в орган ПФР.

Обязуюсь вернуть его в бухгалтерию ООО "Сезон" 24 ноября 2010 г.

22 ноября 2010 г. Задорожная (Задорожная А.Д.)

----------

Предупреди работника

Если работник взял трудовую книжку и потерял ее, собирать справки с предыдущих мест работы для восстановления данных о трудовом стаже ему придется самому.

За разъяснениями о том, можно ли привлечь к ответственности работодателя и лицо, ответственное за ведение и хранение трудовых книжек, в случае утраты работником подлинника трудовой книжки, выданной ему для оформления пенсии, мы обратились в Роструд.

Из авторитетных источников

Жигастова Татьяна Михайловна, заместитель начальника Управления надзора и контроля за соблюдением законодательства о труде Роструда

"В трудовом законодательстве не прописано, имеет ли право работодатель выдать на руки работнику трудовую книжку в каких-либо случаях, кроме его увольнения. Поэтому выдачу работнику, оформляющему пенсию, подлинника трудовой книжки под расписку нельзя рассматривать как нарушение трудового законодательства в смысле ст. 5.27 КоАП.

Вместе с тем если работник, которому трудовая книжка была выдана под расписку, потеряет ее, то трудинспекция может оштрафовать работодателя. А если назначено лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, то это должностное лицо <9>. Однако в такой ситуации штрафы налагаются очень редко.

Поскольку органы ПФР все-таки требуют для оформления пенсии оригинал трудовой книжки, я посоветовала бы предусмотреть подобную ситуацию в локальном нормативном акте организации. Например, можно прописать, что трудовая книжка выдается работнику на руки только для оформления пенсии по его заявлению и под расписку. Работник, взявший книжку, обязуется ее вернуть. В случае если он ее не вернет, на него налагается дисциплинарное взыскание".

И еще: если работник, взявший подлинник трудовой книжки, не вернет его, то вам придется оформить по