Предприятие арендует авто у частного лица для поездок директора и не собирается зачитывать затраты на ГСМ. Нужен ли путевой лист?

Здравствуйте! Да, вам будет необходим путевый лист, поскольку п.1 ст.642 ГКРФ свидетельствует, что По договору аренды транспортного средства без экипажа арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации.

По общему правилу арендатор автомобиля без экипажа: несет расходы на содержание арендованного автомобиля, его страхование, включая страхование своей ответственности, а также расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией, несет арендатор, т. е. организация; своими силами осуществляет управление арендованным транспортным средством и его эксплуатацию, как коммерческую, так и техническую. Путевой лист нужно оформлять, в том числе, организации, эксплуатирующей транспортные средства. Путевой лист нужно оформлять на каждый автомобиль, который организация использует для перевозок грузов, пассажиров и багажа. Путевой лист оформляется: до начала выполнения рейса, если длительность рейса водителя автомобиля превышает продолжительность смены (рабочего дня); или до начала первого рейса, если в течение смены (рабочего дня) водитель автомобиля совершает один или несколько рейсов. Таким образом, организация – арендатор должна оформлять путевой лист по арендуемому у сотрудника автомобилю.

Здравствуйте!

Если директор на служебном автомобиле ездит по личным делам, а компания оплачивает поездки (аренда авто) у директора возникает доход в натуральной форме. С такого дохода удерживается НДФЛ (письмо Минфина от 09.03.2017 № 03-04-05/13125). Следовательно нужно в налоговом органе подтвердить затраты и нужно оформить путевой лист.

В соответствии с п.2 статьи 6 Федерального закона от 8 ноября 2007 г. N 259-ФЗ "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта" запрещается осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство.

.

Поэтому предприятие (юридическое лицо) обязано оформлять путевые листы на все виды перевозок, независимо от статуса владельца транспортного средства.

.

Частному же лицу (собственнику автомобиля) без статуса ИП путевой лист не нужен, поскольку перевозку пассажиров и багажа как вид деятельности он не осуществляет, учет работы автомобиля и учет расхода горючего вести не обязан.

Приказом Минтранса России от 11 сентября 2020 г. № 368 утверждены обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов.

Ими предусмотрено, что сведения о собственнике (владельце) транспортного средства включают:

1) для юридического лица - наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона, основной государственный регистрационный номер юридического лица;

2) для индивидуального предпринимателя - фамилию, имя, отчество (при наличии), почтовый адрес, номер телефона, основной государственный регистрационный номер индивидуального предпринимателя.

Поскольку арендодатель не юрлицо и не ИП, то обязательных реквизитов для него нет.

Не нужен вам путевой лист

Если автомобиль зарегистрирован на физическое лицо, то путевой лист никто требовать не будет.

У вас основной документ - договор аренды авто с экипажем. И всё.

Путевой лист нужен был бы, если бы арендатор платил за ГСМ

Арендатору нужно составлять путевые листы. Иначе будет непросто убедить инспекторов в обоснованности расходов на ГСМ, а также в том, что транспорт использовался в производственной деятельности. Налоговые органы уверены, что составлять путевые листы, чтобы подтвердить расходы на транспорт, должны все организации независимо от того, какой автотранспорт, собственный или арендованный, они используют (письмо УФНС России по г. Москве от 07.07.08 № 20-12/064123.2).

Необходимость предъявления путевого листа в «установленных случаях» прописана в пункте 2.1.1 ПДД. Большинство инспекторов ДПС знать не знают, что это за установленные случаи, и требуют путевой лист от всех водителей, управляющих «казенными» автомобилями. И если «путевки» нет, то требуют штраф.

Это незаконно. Статьей 6 Федерального закона («Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта») установлен запрет на перевозку пассажиров и багажа, грузов автобусами, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа.

При этом необходимо учесть, что пассажиром становится любой пользователь общественного транспорта или коммерческого рейса. А багажом – вещи пассажира. С грузом тоже все ясно, это специальный материальный объект, принятый для перевозки из одного пункта в другой.

Ну и самое главное. Здесь речь идет именно о профессиональных пассажирских и грузо­перевозках, которые являются средством зарабатывания денег.

Поэтому, даже если у вас есть служебный автомобиль, на котором вы ездите по делам, никакого путевого листа иметь не нужно.

Директор ездит по служебным делам и лично несёт затраты на содержание и эксплуатацию автомобиля. В затраты предприятия ставится только аренда. Нужно ли оформлять путевой лист?