Какой код указывать в справке 2-НДФЛ при разных начислениях и считаются ли командировочные доходом для пособий?

Согласно ст. 167 ТК РФ, на время командировки за работником сохраняется место (его нельзя уволить) и средний заработок. Ст. 168 ТК РФ обязывает работодателя компенсировать траты сотрудника на жильё, проезд, а также оплатить другие расходы, связанные со служебной поездкой.

Командировочное удостоверение - документ, который свидетельствует, что сотрудник находится в командировке и выполняет задание руководства. По-другому его называют командировочным листом.

Постановлением Правительства РФ № 749 от 13.10.2008 удостоверение признавалось документом, который подтверждает срок нахождения сотрудника в командировке.

С 08.01.2015 командировочное удостоверение, как и служебное задание, законодательно исключено из списка обязательных отчётных документов. Согласно поправкам, подтвердить командировочные расходы и фактическое нахождение сотрудника в командировке позволяют приказ о командировке, проездные документы, документ о найме жилья, служебная записка.

Допустимо использовать командировочный лист в делопроизводстве, если считают это необходимым и это прописано во внутренних нормативных актах. По сути, этот документ, заполненный по форме, свидетельствует сразу о нескольких фактах:

- что поездка работника имела производственный характер;

- что командировка состоялась в указанные сроки;

- что командированный действительно побывал в месте назначения и встретился с принимающей стороной.

В каждой компании в дополнение к трудовому законодательству может быть составлен локальный акт, регулирующий процесс командирования сотрудников. В нём указывают:

- что может быть целью рабочей поездки;

- кого могут отправлять в командировку;

- каков размер суточных для командировочных по России и за границей;

- какие виды расходов покрывает фирма, в том числе дополнительные (расходы на деловые ужины, трансфер, такси).

Перед рабочей поездкой важно ознакомиться с положением о командировках, чтобы точно знать, какие расходы возместят.

Если командировка проходит недалеко от места жительства работника и он каждый день возвращается домой, то суточные не выплачиваются.

После поездки командированный обязан отчитаться о потраченных средствах. Для этого нужно:

- собрать все отчётные документы (договоры, чеки, посадочные талоны и документы, подтверждающие расходы во время командировки на жильё, транспорт и другие служебные цели);

- заполнить авансовый отчёт;

- если сотрудник потерял какой-либо чек или посадочный талон на самолет, то ему нужно составить служебную записку на возмещение потраченных средств.

В пункте 1 статьи 230 НК РФ указано, что каждый налоговый агент должен составлять регистры налогового учета. В них нужно фиксировать выплаченные физ. лицам доходы в соответствии с кодами, которые утверждает ФНС. Действующие коды приведены в приказе ФНС от 10.09.15 № ММВ-7-11/387@

Коды применяются для заполнения справки о доходах и суммах налогах физического лица (приложение № 1 к расчету 6-НДФЛ).

В бухгалтерских программах на коды выплат «завязано» определение даты фактического получения дохода, а от нее зависит, нужно ли включать выплату в расчет 6-НДФЛ за конкретный период (письмо ФНС от 09.08.21 № СД-19-11/283@).

Неправильное присвоение доходу цифрового шифра приведет к ошибке в справке о доходах, что грозит налоговому агенту штрафом в размере 500 руб. за каждую неверно оформленную справку (ст. 126.1 НК РФ, п. 3 письма ФНС от 09.08.16 № ГД-4-11/14515).

Кодировка выплат используется в большинстве бухгалтерских программ для расчета среднего заработка. Поэтому неправильное присвоение кода может стать причиной неверного расчета с работниками по отпускным, командировочным, больничным и т.п.

Если выплата окажется занижена, организация может быть оштрафована на сумму от 30 000 до 50 000 руб., должностное лицо — от 10 000 до 20 000 руб., а ИП — от 1 000 до 5 000 руб. (ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ). Если же работнику будет перечислено больше, чем полагается, возможны проблемы с выплатами различных пособий, компенсируемых за счет бюджета.

Каждый раз, перечисляя доход физлицу, налоговый агент должен найти выплату в приказе № ММВ-7-11/387@, и присвоить ей соответствующий код.

С 09.11.2021 действует приказ ФНС от 28.09.21 № ЕД-7-11/844@, которым введен новый код 2015, его надо применять для кодирования «суточных, превышающих 700 рублей за каждый день нахождения в служебной командировке на территории РФ и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в служебной командировке за пределами РФ».

Трудовой кодекс обязывает работодателя письменно сообщать работнику (ч. 1 ст. 136 ТК РФ):

- о составных частях заработной платы и других начислениях; -

размере и основаниях удержаний из зарплаты;

- сумме к выплате на руки. Форма извещения о зарплате — расчетный листок.

Если бухгалтер не выдает работникам листки при выплате зарплаты, трудовая инспекция начислит компании штраф до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 ТК РФ).

В соответствии с пунктом 4 статьи 37 Федерального закона от 28.03.1998 N 53-ФЗ "О воинской обязанности и военной службе",

Приказом Министра обороны РФ от 10.11.2021 № 655 определены Порядок и условия командирования военнослужащих Вооруженных Сил Российской Федерации”.

См. постановление Правительства Российской Федерации от 18.04.2020 N 553 "О порядке и размерах выплат на командировочные расходы, связанные со служебными командировками на территории Российской Федерации, военнослужащим, ...".

Рекомендую направить обращение (заявление, жалобу) на официальный сайт главной военной прокуратуры и главного военно-следственного управления.