В течение какого времени работодатель должен предоставить мне письменный отказ?

Анна в ответ на Ваш первый вопрос «Сроки в которые работнику надо представить заявление» Разъясняю;

Материальная помощь при рождении (усыновлении или удочерении) ребенка в размере до 50 000 руб. НДФЛ не облагается. Чтобы воспользоваться этой льготой, нужно подать заявление в течение года после указанного события. В противном случае компания должна будет удержать НДФЛ по ставке 13 процентов. В остальных случаях работник может подать заявление на материальную помощь в любое время. В произвольной форме пишется работником Заявление об оказании материальной помощи. К заявлению важно приложить документы, которые подтвердят особые обстоятельства в жизни сотрудника. Это могут быть свидетельство о заключении брака, свидетельство о рождении ребенка, свидетельство о смерти родственника. Размер единовременного пособия при рождении ребенка с 01.01.2012 составляет 12 405,32 рублей.

По поводу второго вопроса;

Директор предприятия рассматривает ваше заявление и принимает решение о выплате или невыплате материальной помощи. В случае положительного решения руководитель компании издает приказ о выплате вам материальной помощи, которому присваивается номер и дата. В содержании документа первое лицо организации указывает фамилию, имя, отчество, должность сотрудника, которому необходимо выплатить материальную помощь, срок ее выплаты и сумма денежных средств. Директор ставит свою подпись, заверяет документ печатью фирмы. На основании приказа бухгалтер начисляет вам сумму полагающейся вам материальной помощи и выдает по расходному ордеру. Единовременное пособие назначается и выплачивается не позднее 10 дней с даты приема (регистрации) заявления при наличии необходимых документов. В данном случае отказ работодателя в выплате указанного пособия неправомерен.