Должны ли соседи идти в администрацию для заверения акта опроса, специалистом по жилищным вопросам?

Здравствуйте. Мне нужно получить деньги на погребение, умерший последнее время не работал, так же не могу найти его трудовую книжку. В отделе выплаты мне сказали что нужно составить акт об утери трудовой книжки, этот факт должны подтвердить соседи своими подписями и данными, и заверить их подписи должен специалист по жилищным вопросам. В администрации требуют чтобы соседи лично пришли с паспортами и только в их присутствии специалист заверит подписи и данные, печатью. Акт опроса соседей не является нормативно правовым, поэтому хотелось бы узнать их присутствие обязательно или нет?