Правильное оформление документов при приеме товара в гарантийный ремонт для ИП торгующих бытовой техникой

Покупательница приобрела пылесос в 2010 году пользовался 2-3 месяца, принесла на ремонт с мотивацией не всасывает пыль, отправили пылесос в сервис центр, центр отписал бумажку акт, что аппарат исправен, замените фильтр, прямо не было написано, что фильтр является расходным материалом хотя это так и есть, покупатель придя в магазин отказалась забрать пылесос заявив мне отремонтированный не нужен, оставив пылесос и забрав документы покупатель не появлялась 2,5 года все это время пылесос хранился у нас. Неделю назад в магазин приходит представитель роспотребнадзора заявляет, что был нарушены права покупателя в вашем магазине. Оказывается покупательница написала на сайт роспотребнадзора о том, что ее права были ущемлены и пылесос ей не возвращают уже 3 года. Роспотреб надзор выписала штраф на 500 рублей за ненадлежащее оформление документов и что мы должны искать покупателя при этом не зная адрес покупателя. Покупатель так и не появилась. Вопрос заключается в том, что прав ли был представитель роспотребнадзора выписав нам штраф за документ не правильно оформленный, при этом искал общепринятый формуляр Заявки для приема товара от клиента в гарантийный ремонт, диагностику, экспертизу, ремонт, замену, но данного документа так и не нашел, подскажите каким он должен быть для ИП торгующих бытовой техникой, чтобы меня больше не смогли оштрафовать.