О составлении ПУД

Всё возможно, не мудрите излишне...

Порядок внутреннего документооборота обязателен только для самой организации. ПУД организации не распространяется на другие организации. Поэтому емли договором с интересующей вас организацией не установлено обязательным и единственным способом сообщения электронный документооборот с помощью данной системы, то можете принять документы, направленные без использования эл системы ( ст 165.1 ГК РФ).

Добрый день! Согласно ст. 450 ГК, изменение условий договора возможно только по соглашению сторон или в судебном порядке. Поскольку контрагент не выразил согласия на аннулирование ранее выставленных документов, то и изменения в бухучет без наличия соответствующего основания вносить нельзя.

Нужно подумать, нет ли возможности внести изменения в бухучет в порядке корректировки допущенных ошибок, п. 3 ПБУ 22/2010, утв. приказом Минфина от 28.06.2010 № 63н, однако для точного ответа нужно изучать вашу ситуацию, видеть ПУД, учетную политику вашей организации, и т.п., обратитесь в личные сообщения к любому юристу на сайте.

Согласно законодательству Российской Федерации, возможность отражения в бухгалтерском учете документов, полученных от контрагента в электронном виде, но с составлением первичных учетных документов (ПУД) в одностороннем порядке, зависит от следующих факторов:

1. Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете":

- Ст. 9 устанавливает, что каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.

- Ст. 9 также допускает составление первичных учетных документов как на бумажных, так и на электронных носителях информации.

2. Приказ Минфина России от 29.07.1998 N 34н "Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации":

- П. 5 допускает использование самостоятельно разработанных форм первичных учетных документов, если они содержат обязательные реквизиты.

Таким образом, общество может в одностороннем порядке составить первичные учетные документы на основании полученных от контрагента электронных документов за период январь-май 2024 года, если они содержат все необходимые реквизиты.

Однако, учитывая, что в договоре и внутреннем приказе общества предусмотрен порядок обмена электронными документами через систему Контур.Диадок, составление ПУД в одностороннем порядке может быть оспорено контрагентом.

Первичные учетные документы могут составляться вами в одностороннем порядке, если подпись другой стороны в них не предусмотрена нормативными актами или вашими внутренними правилами.

На основании п.4 ст.9 закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций бюджетной сферы устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

В качестве первичного документа для оформления операций по передаче материальных ценностей может быть использована также рекомендуемая форма универсального передаточного документа, доведённая письмом ФНС России от 21 октября 2013 г. N ММВ-20-3/96@.

Вы не вправе подменять первичные учетные документы, полученные от контрагента в электронной форме и подписанные УКЭП, на свои собственные.

На основании п.1 ст.6 закона от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи", информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Поэтому заменять такой документ ваш контрагент не обязан, как и создавать его заново в системе электронного документооборота.

В соответствии с Федеральным законом "Об электронной подписи" от 06 апреля 2011 года № 63-ФЗ, электронный документ, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП), равнозначен документу на бумажном носителе, подписанному собственноручно. Таким образом, если документы были подписаны контрагентом с использованием УКЭП, то они имеют юридическую силу и могут быть учтены в бухгалтерском учете.

Если в договоре с контрагентом предусмотрено формирование первичного учетного документа (ПУД) в кабинете заявителя и подписание его контрагентом с помощью УКЭП, а также направление в адрес общества через систему электронного документооборота, то аннулирование таких документов может быть затруднительным.

В данном случае, для решения вопроса о возможности отражения в бухгалтерском учете документов за период январь-май 2024 года, необходимо обратиться к условиям договора и соглашению об электронном документообороте. Если в этих документах предусмотрена возможность аннулирования документов, то можно попытаться договориться с контрагентом о пересмотре сроков выставления документов.

Здравствуйте Ирина!

В данном случае, с правовой точки зрения изменение условий договора возможно только по соглашению сторон или в судебном порядке (ст.131-132 ГПК РФ).

Таким образом, с юридической точки зрения так как контрагент не выразил согласия на аннулирование ранее выставленных документов, то и изменения в бухучет без наличия соответствующего основания вносить нельзя (ст.450 ГК РФ).

*При необходимости можете обратиться к любому из юристов портала для содействия, защиты и подготовке правовых документов (ст.779 ГК РФ "оказание юр.услуг").

Всего доброго Вам!

Рад был помочь!

Уважаемая Ирина, добрый день!

Вы не вправе подменять первичные учетные документы (ПУД), полученные от контрагента в электронной форме и подписанные квалифицированной электронной подписью (УКЭП), на свои собственные.

На основании пункта 1 статьи 6 Федерального закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ "Об электронной подписи",

информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью.

Такой документ может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, за исключением случаев, когда федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Таким образом, ваш контрагент не обязан заменять уже созданные и подписанные документы, а также создавать их заново в системе электронного документооборота (ЭДО), используемой вашим Обществом (например, в системе Контур.Диадок).

Документы, поступившие за период январь-май 2024 года в электронной форме и подписанные УКЭП, являются юридически значимыми и должны быть приняты к учету в том виде, в котором они были получены.

В связи с этим, отразить в бухгалтерском учете документы от контрагента за период январь-май 2024 года с составлением ПУД в одностороннем порядке с вашей стороны не представляется возможным и правомерным. Вы обязаны учитывать и хранить полученные документы в том виде, в котором они были предоставлены контрагентом, соблюдая требования законодательства Российской Федерации об электронном документообороте и электронной подписи.

С уважением, Дарья Алексеевна

Исходя из представленной ситуации, я бы рекомендовал следующие действия:

1. Согласно Федеральному закону от 06.04.2011 № 63-ФЗ "Об электронной подписи" и Постановлению Правительства РФ от 16.04.2012 № 307 "О порядке предоставления документов в электронной форме", для юридически значимого электронного документооборота необходимо соблюдение определенных требований, в том числе наличие соглашения об ЭДО между контрагентами.

2. Поскольку у вашей организации есть внутренний приказ "об организации юридически значимого электронного документооборота с контрагентами", в котором определен порядок обмена документами, действия контрагента по формированию и направлению ПУД в обход установленного порядка, являются нарушением.

3. В данном случае, я считаю, что ваша организация вправе в одностороннем порядке составить первичные учетные документы (ПУД) на основании полученных от контрагента электронных документов за январь-май 2024 года. Данные документы будут иметь юридическую силу, так как ваша организация действует в рамках утвержденного регламента ЭДО.

4. Для подтверждения правомерности ваших действий, рекомендую направить контрагенту повторное уведомление о необходимости аннулирования ранее направленных документов и направления их в соответствии с согласованным порядком ЭДО. При дальнейшем отказе контрагента, зафиксируйте данный факт документально.

Таким образом, при наличии внутреннего регламента, ваша организация вправе в одностороннем порядке оформить ПУД на основании полученных электронных документов, не соответствующих установленному порядку ЭДО.