Про персональные данные: личное дело обучающегося и работника школы

Question

Коллеги, добрый день. 
Верно ли мы пониманием, что согласно закону, в личном деле обучающегося хранить паспорта родителей, копии документов о регистрации по месту жительства, копии свидетельства о рождении - нужно. 
А вот у работников (сотрудников школы) копии паспорта, СНИЛСа, копии свидетельства о браке и тп. - уже нельзя согласно закону персональных данных.
Вопрос про личное дело обучающегося, их закон о персональных данных не касается с точки хранения копий документов в личном деле, сбор правомерен и нужен?

Аминев Марат Миниярович · Accepted Answer

Добрый день! Школа, являясь образовательными учреждением, обязана осуществлять сбор, обработку, систематизацию персональных данных учащихся, а также работников с письменного согласия субъекта персональных данных (работника, либо законного представителя ученика). Т.е. сбор и хранение документов в личном деле обучающегося является правомерным и необходимым в рамках осуществления образовательным учреждением совей уставной деятельности

Алекс И.И. · Answer

Ваш вопрос касается правомерности хранения копий документов в личном деле обучающегося в контексте законодательства о персональных данных. Разберём ситуацию по частям.

**1. Личное дело обучающегося и документы родителей**
Согласно Федеральному закону от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» (ст. 28, 30), образовательная организация обязана вести личные дела обучающихся. В личное дело включаются документы, связанные с обучением, в том числе копии документов, удостоверяющих личность обучающегося и его законных представителей (родителей), а также документы, подтверждающие право на обучение (например, свидетельство о рождении, документы о регистрации по месту жительства). Это необходимо для:
- Идентификации обучающегося и его законных представителей.
- Подтверждения права на обучение в конкретной образовательной организации (например, по территориальному принципу).
- Обеспечения образовательного процесса (например, для связи с родителями).
Таким образом, сбор и хранение копий паспортов родителей, свидетельства о рождении и документов о регистрации в личном деле обучающегося правомерны и необходимы, так как это прямо связано с целями образовательной деятельности. Закон о персональных данных (Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ) допускает обработку персональных данных для исполнения договора (в данном случае — договора об образовании) или в рамках выполнения образовательной организацией своих законных обязанностей.

**2. Документы работников (сотрудников школы)**
Для работников образовательной организации действуют иные правила. Сбор, хранение и обработка их персональных данных (включая копии паспорта, СНИЛС, свидетельства о браке) регулируются трудовым законодательством (Трудовой кодекс РФ) и законом о персональных данных. Работодатель (школа) вправе обрабатывать персональные данные работников только для целей, связанных с трудовыми отношениями (например, для оформления трудового договора, расчёта заработной платы, пенсионного обеспечения). Хранение копий таких документов вне установленных процедур (например, без согласия работника или не в рамках кадрового делопроизводства) может нарушать закон о персональных данных, так как требует чёткого правового основания и соблюдения мер защиты.

**3. Применимость закона о персональных данных к личному делу обучающегося**
Закон о персональных данных касается всех случаев обработки персональных данных, включая личные дела обучающихся. Однако в отношении обучающихся и их родителей образовательная организация действует в рамках исключений, предусмотренных законом:
- Обработка персональных данных необходима для исполнения договора, стороной которого является субъект персональных данных (родители заключают договор об образовании с школой).
- Обработка осуществляется для выполнения обязанностей, возложенных законодательством на оператора (школу обязана вести личные дела).
Таким образом, сбор копий документов в личное дело обучающегося правомерен, если он соответствует целям образовательной деятельности и не превышает необходимый объём. Например, школа не вправе требовать копии документов, не связанных с обучением (например, медицинских справок, если это не требуется для поступления в конкретную школу).

**Краткое резюме:**
- Хранение копий документов родителей (паспорта, свидетельства о рождении, регистрации) в личном деле обучающегося правомерно и необходимо в рамках образовательного процесса.
- Для работников школы правила строже: хранение их документов должно соответствовать трудовому законодательству и закону о персональных данных, иначе это может быть нарушением.
- Закон о персональных данных применяется к личным делам обучающихся, но сбор документов в этом случае оправдан целями образования.

**Рекомендация:** Учитывая нюансы законодательства о персональных данных и образовании, для точного соответствия вашей ситуации локальным актам школы и возможным изменениям в законах, рекомендую обратиться к юристу за консультацией. Это поможет избежать рисков нарушения прав и обеспечить корректное ведение документации.

Про персональные данные: личное дело обучающегося и работника школы

Похожие вопросы

Содержатся ли в характеристике на работника персональные данные? Что относится к персональным данным работника?

О правомерности требования и.о директора спортивной школы предоставить персональные данные обучающихся и их родителей

Учебный отпуск для работника школы, обучающегося заочно в двух высших учебных заведениях

Родитель отозвал согласие на обработку персональных данных ребенка в школе. Нужно ли обезличить личное дело обучающегося?

Какие персональные данные о работниках должна предоставить организация оператору связи?\n2.

Работодатель выманил личные персональные данные

Как правильно запретить бывшим работодателям и другим лицам пользоваться и передавать личные персональные данные

Где и как можно получить личные, персональные данные для иска в суд?

Личные персональные данные сотрудников.

Конфиденциальность данных о посещаемости школы - персональные данные и их предоставление третьим лицам

Собираются ли законно персональные данные работников школы через электронный журнал и кто несет ответственность

Персональные данные работника (данные паспорта, год рождения) можно ли высылать по электронной почте.

Положение о защите персональных данных работников и Положение о работе с персональными данными работников Это разные документы?

Персональные личные данные

Нарушает ли передача персональных данных работника закон о персональных данных без его согласия?

Законно ли передавать школой персональные данные родителей без их разрешения в МВД.

Хранение персональных данных обучающихся.

Нужны ли школе персональные данные

Ситуация такая, передали личное дело обучающегося без оценок за последние 2 года.. как наказать завуча и что ему грозит?

Санкт-Петербург +7 (812) 336-92-64 наб. р. Фонтанки, д. 59