Как согласовать работу специалиста инженера-программиста?

Здравствуйте!!!!!!!!! Я устроился недавно в юридическую академию инженером-программистом. и вот начинаю работать. работа состоит из программного, системного и аппаратного обеспечения: локальные сети, интернет, обслуживание техники компьютеров и периферии, в бухгалтерии с их программами РОССТАТ, 1С, и другие - ну работа с сертификатами этих программ (своевременное обновление и т.д.). практически ни какие программы писать не надо, никакие программные языки не нужны. вопрос только вот в чем: как правильно согласовать выполненную работу, то есть если кто-то просит что-то установить программу или починить, то существует какой либо журнал выполненных работ??? акты?? это я думаю, для подстраховки от нападок какого нибудь работника. фактически ведь если по причине другого работника что-то случилось с ПК или с чем нибудь другим, чтоб он не смог что-то сказать в мою сторону (просто такие люди есть везде), якобы причина от моих действий. то есть фиксировать непосредственно, когда была проведена работа и кто обращался, там и номер компьютера и так далее. и вот учитывая это можно доказать, какие действия были непосредственно выполнены, и опровергнуть любые нападки. И второй вопрос: не дают мне точного объяснения как бывший программист устанавливал лицензионные программы, нет у них инструментария. ведь это же на балансе у учреждения должно быть...... как так? я должен покупать за собственные деньги средства для работы? Заранее спасибо за ответ!!!!!!!!!!!!!!