Обязан ли отдел кадров заверять копию диплома штампами?

Нормы ТК РФ явно не содержат обязанность работодателя удостоверять копии документов об образовании работника, притянуть положения ст. 62 ТК РФ можно пытаться, но юрист работодателя может отправить к нотариусу. И будет прав, видимо.

В личном деле будет копия, но не для выдачи работнику

Отдел кадров не обязан заверять копии дипломов, так как это не входит в их основные функции по трудовому делопроизводству.

Заверение штампом "копия верна" и печатью организации возможно, но зависит от внутренних правил компании — часто это делают юристы или руководители, если документ нужен для внутренних нужд.

Обратитесь к нотариусу — это самый надежный способ: возьмите оригинал диплома и паспорт, копия заверяется быстро и имеет полную юридическую силу для любых инстанций.

Основание: "Основы законодательства Российской Федерации о нотариате" (утв. ВС РФ 11.02.1993 N 4462-1)

Такой обязанности у отдела кадров отсутствует в принципе.

Отдел кадров не может удостоверять документы об образовании.

Вам к нотариусу надо обращаться либо в образовательную организацию, которая выдала диплом.

Проще говоря отдел кадров не имеет компетенции по удостоверению таких документов. Копию трудовой книжки да, диплом за пределы полномочий.

Юрист организации здесь вообще не при делах.

- см. ст. 16 35, 39, 40, 45 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате

Давид, здравствуйте!

Ваш отдел кадров не совсем прав, но их нежелание часто продиктовано неверным пониманием того, что именно они подтверждают. Юрист вам не нужен — этот вопрос регулируется трудовым законодательством и ГОСТом.

Обязан ли работодатель заверять копии ваших документов?

Да, обязан, если этот документ находится в вашем личном деле.

Согласно ст. 62 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней выдать копии документов, связанных с работой.

Поскольку диплом предъявляется при трудоустройстве и его копия хранится в личном деле, он является документом, связанным с работой.

Работодатель заверяет не подлинность диплома (он не вуз), а соответствие копии оригиналу, который хранится у него в деле.

Существует ГОСТ Р 7.0.97-2016 (п. 5.26), который четко прописывает, как ставится отметка о заверении копии. Организация подтверждает, что копия верна и оригинал документа находится в данной организации.

Кадровики боятся, что их штамп будет выглядеть как нотариальное заверение самого образования. Вам нужно объяснить им, что:

- вы не просите их подтвердить, что диплом не куплен.

- вы просите подтвердить, что эта копия совпадает с тем документом, который лежит у них в папке.

Такая копия имеет юридическую силу только для внутреннего использования или предоставления в другие организации (например, в банк или соцзащиту), где допускается заверение работодателем.

1. Не просите на словах. Напишите заявление на имя руководителя организации или начальника отдела кадров:

На основании ст. 62 ТК РФ прошу выдать мне надлежащим образом заверенную копию диплома об образовании, хранящегося в моем личном деле, для представления по месту требования.

2. Подайте его через канцелярию или секретаря, чтобы у вас осталась копия с отметкой о принятии. После этого у них есть 3 рабочих дня.

3. Если отправят к юристу — сходите. Юрист, в отличие от кадровика, знает содержание ст. 62 ТК РФ и подтвердит, что организация обязана выдать заверенную копию любого документа из личного дела.

Давид, отдел кадров не обязан и не уполномочен заверять копии для сотрудников, только если их запрашивают третьи лица, например, в рамках прокурорской проверки или проверки трудовой инспекции и пр..

Основы законодательства Российской Федерации о нотариате от 11 февраля 1993 г. N 4462-I:

Пункт 4 части 1 статьи 35 Основ законодательства РФ о нотариате предусматривает, что нотариусы свидетельствуют верность копий документов и выписок из них.

Статья 77 Основ законодательства РФ о нотариате регулирует порядок свидетельствования верности копий документов.

Делайте нотариальную копию, и проблем не будет

Заверять копии диплома работодатель не обязан. Закон не предусматривает обязанность работодателя удостоверять подлинность копий документов сотрудников, кроме тех, которые связаны непосредственно с работой (например, трудовой книжки, приказов о приеме на работу и увольнении).

Для подтверждения копии диплома обращайтесь непосредственно в образовательное учреждение, выдавшее диплом. Они обязаны бесплатно заверить копию вашего документа об образовании.

Организационные процедуры отдела кадров вашей компании не предполагают заверение дипломов работников, это стандартная практика большинства работодателей.

За дополнительными консультациями по вопросам оформления документов можете обратиться к юристу компании, однако, скорее всего, он подтвердит сказанное выше.

Ваши права регламентируются ст. 62 ТК РФ, согласно которой работодатели предоставляют работникам копии документов, связанных с работой, но не касаются вопросов образования. Следовательно, процедура заверения диплома остается за учебным заведением, которое выдало документ.

Здравствуйте !

В данном Вашем случае, нет отдел кадров не обязан заверять копию диплома штампами для предоставления в сторонние организации. Однако он может заверить копию диплома, если это предусмотрено локальным нормативным актом организации.

Как правило, отдел кадров заверяет копии документов, связанных с трудовой деятельностью работников, оригиналы которых находятся в организации. Порядок заверения копий документов, связанных с работой, регулируется Национальным стандартом РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Таким образом, с юридической точки зрения, обратитесь к нотариусу где копия заверяется с оригинала ("Основы законодательства Российской Федерации о нотариате" (утв. ВС РФ 11.02.1993 N 4462-1).

Рад был помочь!

"Основы законодательства Российской Федерации о нотариате" (утв. ВС РФ 11.02.1993 N 4462-1) (ред. от 20.02.2026)

Статья 77. Свидетельствование верности копий документов и выписок из них

Нотариус свидетельствует верность копий документов и выписок из документов, выданных органами государственной власти, органами местного самоуправления, юридическими лицами, гражданами.

Обратитесь к нотариусу, подготовив паспорт и диплом. Нотариально заверенная копия диплома изготавливается как с оригинала, так и с копии документа, на котором стоит нотариальная отметка.

Нотариально заверенная копия диплома - это документ, по сути, представляющий равноценную альтернативу оригиналу, в большинстве случаев он имеет ту же юридическую силу.

Согласно ст. 62 ТК РФ, по письменному заявлению работника работодатель обязан выдать ему заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой. Вопрос. Является ли диплом документом, связанным с работой? Есть мнение, что является. В том случае, если Вы работаете по специальности и были приняты на работу с условием квалификации, подтверждением которой является диплом. Делаем простой вывод. Диплом напрямую связан с вашей трудовой деятельностью у этого работодателя. В указанной статье перечень документов не является исчерпывающим. Фраза "и другие" в законе означает, что работник может запросить и иные документы, если они содержат информацию, связанную с его работой у данного работодателя. Логично? Логично.

Напишите заявление с просьбой выдать вам заверенную копию диплома об образовании. После получения письменного заявления у работодателя будет 3 рабочих дня, чтобы выдать вам заверенную копию. Если и после этого последует отказ, вы можете обратиться с жалобой в Государственную инспекцию труда, так как это будет являться нарушением трудового законодательства. Ответственность предусмотрена ст.5.27 КРФоАП. Если где-то "так принято" это не означает, что это законно.

Отдел кадров не обязан заверять копию диплома штампами, тем более отсылать к юристу. Сотрудники отдела кадров могут заверять только те документы, которые непосредственно связаны с трудовой деятельностью работника и оригиналы которых находятся у работодателя (например, трудовая книжка, приказы, трудовой договор). Вы можете заверить копию самостоятельно, указав на ней "Копия верна", поставить вашу подпись и дату или обратиться к нотариусу.

Здравствуйте.

А почему оригинал диплома хранится у работодателя? Он вправе затребовать лишь предъявление оригинала при приеме на работу (ст.65 ТК РФ), но делает себе копию и именно копию хранит у себя, оригинал возвращается работнику.

Вы можете заверить копию диплома у нотариуса (именно такой порядок будет правильным, если Вам нужно предъявить именно заверенную копию по месту требования).

В соответствии со ст.77 Основ законодательства РФ о нотариате:

Нотариус свидетельствует верность копий документов и выписок из документов, выданных органами государственной власти, органами местного самоуправления, юридическими лицами, гражданами.

Однако, как правило, в любой организации в настоящее время можно предъявить оригинал документа, с которого там снимают копию и оставляют ее себе.

Оригинал диплома Вы вправе у работодателя забрать, подайте письменное заявление со ссылкой на указанные нормы, предложите сохранить копию.

Работодатель не вправе отказать Вам, поскольку такой отказ будет являться нарушением трудового законодательства с возможным привлечением к административной ответственности по ст.5.27 КоАП РФ.

P.S. Вообще, в соответствии со ст.62 ТК РФ работодатель обязан выдать работнику по письменному заявлению все документы о работе, которые должны быть заверены в установленном порядке. Однако, это такие документы, как трудовая книжка, копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы, выписки из трудовой книжки, справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах и т.п. Среди этих документов отсутствует диплом об образовании (но он не является документом о работе).

К тому же, сейчас существует единая база - Федеральный реестр сведений о документах об образовании и (или) о квалификации, документах об обучении (ФИС ФРДО), по которой можно проверить все дипломы.

С уважением.

Здравствуйте, Давид!

_______

Отдел кадров не обязан и, как правило, не имеет права заверять копии дипломов о высшем или ином образовании, если это прямо не предусмотрено внутренними локальными актами работодателя. Функция кадровой службы в части заверения документов ограничена документами по трудовым отношениям, оригиналы которых находятся у работодателя и выдаются работнику в порядке статьи 62 Трудового кодекса РФ. Согласно ст. 62 ТК РФ работодатель обязан по письменному заявлению работника выдать ему надлежаще заверенные копии документов, связанных с работой: трудового договора, приказов о приеме, переводах, увольнении, выписок из трудовой книжки и других документов, непосредственно относящихся к трудовой деятельности у данного работодателя. Диплом об образовании не относится к документам, которые работодатель обязан хранить в оригинале и заверять для работника, поэтому требовать от отдела кадров проставления штампа «копия верна» и печати организации на копии диплома правовых оснований у Вас нет.

Юрист организации также не обязан и, по общему правилу, не уполномочен заверять копии Вашего личного документа об образовании для использования вне организации. Юрист может только подтвердить внутреннюю позицию компании и разъяснить нормы права, но не подменяет собой нотариуса и не выполняет нотариальных действий.

Надлежащим способом удостоверения копии диплома для предоставления в сторонние организации является нотариальное удостоверение. В соответствии со статьёй 77 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате от 11 февраля 1993 г. № 4462‑I нотариус свидетельствует верность копий документов и выписок из них, выданных органами государственной власти, органами местного самоуправления, юридическими лицами и гражданами. Именно нотариус вправе официально удостоверить, что копия полностью соответствует предъявленному оригиналу Вашего диплома, и такое нотариальное удостоверение будет иметь юридическую силу и признаваться всеми организациями на территории РФ.

Таким образом, обращаться к юристу организации для проставления штампов «копия верна» и печати на копии диплома бессмысленно: ни отдел кадров, ни корпоративный юрист не обязаны и не уполномочены выполнять такую функцию, а юридически значимое заверение копии диплома Вы можете получить только у нотариуса на основании ст. 77 Основ законодательства РФ о нотариате.

С уважением

нет отдел кадров не обязан заверять копию диплома штампами для предоставления в сторонние организации. Однако он может заверить копию диплома, если это предусмотрено локальным нормативным актом организации.

Как правило, отдел кадров заверяет копии документов, связанных с трудовой деятельностью работников, оригиналы которых находятся в организации. Порядок заверения копий документов, связанных с работой, регулируется Национальным стандартом РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Таким образом, с юридической точки зрения, обратитесь к нотариусу где копия заверяется с оригинала ("Основы законодательства Российской Федерации о нотариате" (утв. ВС РФ 11.02.1993 N 4462-1).