Каков срок хранения и каким документом регламентируется срок хранения документов по высвобождению работников при

Сроки хранения типовых документов, образующихся в деятельности

всех ведомств, организаций, предприятий независимо от формы собственности, устанавливаются: 1) Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (с изменениями на 25.03.1997 г.), утвержденным Начальником Главного архивного управления при Совете Министров СССР 15.08.1988 г. № б/н и 2)

Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Росархива от 06.10.2000 г. N б/н.

Образующиеся в делопроизводстве каждой организации документы

после их исполнения сдаются в канцелярию, часть их остается в структурных подразделениях (бухгалтерия, отдел кадров, другие подразделения, самостоятельно ведущие делопроизводство). Здесь они помещаются в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел текущего делопроизводства. Номенклатура дел - это перечень всех дел, заводимых в делопроизводстве данной организации, с указанием сроков

их хранения. Запрещается помещать в одно дело документы

постоянного и временного сроков хранения.

Все дела разделяются как минимум на три группы: 1) Дела кратковременного (не более 10 лет) хранения - документы,

содержащие оперативную информацию и необходимые для практического пользования в течение короткого срока. К ним относится, в частности, большинство документов бухгалтерского учета. Вся эта документация может храниться в структурных подразделениях (в рабочих кабинетах) и

учитываться по номенклатуре дел, однако может по усмотрению руководства передаваться и в архив организации, если это позволяют штат архива, вместимость архивохранилища и если деловая важность документов требует контроля за их сохранностью и ограничения доступа. В архив все дела передаются только по описям; 2) Дела долговременного хранения -в основном это документы по личному составу: приказы по кадрам, личные дела уволенных, лицевые счета (хранятся не менее 75 лет), акты о несчастных случаях (хранятся не менее 45 лет), протоколы квалификационных и

аттестационных комиссий (хранятся не менее 15 лет) и другие категории документов. Все эти документы передаются в архив по окончании года по отдельной описи; 3) Дела постоянного хранения - документы, которые по своей

информационной насыщенности представляют научно-историческую, культурную ценность и поэтому относятся к составу Архивного фонда Российской Федерации и подлежат по истечении определенного законодательством срока (от 5 до 15 лет) передаче в государственные или муниципальные архивы. Это организационно-распорядительная документация: приказы по основной деятельности, протоколы,

аналитические обзоры, справки, а также годовые планы, отчеты и целый ряд других документов. Состав их установлен перечнями и номенклатурой дел, но окончательно определяется тем государственным или муниципальным архивом, который эти документы впоследствии принимает. Описи этих документов (годовые разделы сводных описей дел организации) представляются на утверждение в экспертно-проверочную комиссию органа управления архивным делом субъекта Российской Федерации.

Государственные учреждения обязаны по действующему

законодательству регулярно представлять в архивные органы описи дел, отобранных на постоянное хранение, и в установленные сроки передавать эти дела в государственные или муниципальные архивы. Что касается негосударственных организаций, то все взаимоотношения их с архивными учреждениями и в том числе порядок отбора документов в

состав Архивного фонда Российской Федерации и передачи их в госархивы определяются исключительно на договорной основе. В тех случаях, когда организация, предприятие, учреждение не передают свои документы в государственный или муниципальный архив, они хранят все перечисленные документы этой группы в своем архиве в течение 10 лет.

Уничтожение документов временного (не более 10 лет) хранения

производится по истечении этих сроков по актам, утверждаемым руководителем организации, но если эта организация передает документы в государственный или муниципальный архив, - то лишь после утверждения архивным органом описи таких документов за соответствующий период.

Особую ценность представляет документация по личному составу,

необходимая прежде всего для обеспечения социальной защиты граждан и удовлетворения их социально-правовых запросов. Эта документация, как отмечалось, имеет долговременные сроки хранения в архиве организации (в основном 75 лет). При отсутствии должных условий для длительного хранения негосударственная организация может передать ее на

договорной основе в архивы документов по личному составу, созданные при большинстве городских и районных администраций.