Ip-предприниматель без накладных - как правильно отчитываться перед налоговой при закупке мяса у частников

Нередко организации покупают товары, материалы и иное имущество у физических лиц, не являющихся предпринимателями. Чаще всего в роли таких продавцов выступают учредители, руководящие и иные работники компании. Но бывают случаи, когда организация приобретает необходимое ей редкое оборудование или запчасти у стороннего гражданина, просто найдя его по объявлению в СМИ или Интернете.

Подобные сделки с физическими лицами имеют определенные особенности, прежде всего в оформлении. Посмотрим, какие именно документы необходимо составить и что в них включить, чтобы у организации не возникло проблем с признанием стоимости приобретенных активов в налоговом учете. Разберемся также, нужно ли ей удерживать НДФЛ при расчете с гражданином и начислять страховые взносы во внебюджетные фонды. Остановимся и на том, какими проводками отразить эту сделку в бухгалтерском учете.

Покупка имущества у физического лица оформляется

договором и актом, которые можно объединить

в один документ - закупочный акт

По общему правилу все сделки организаций с физическими лицами должны совершаться в письменной форме (пп. 1 п. 1 ст. 161 ГК РФ). Однако нигде не установлено, что при покупке имущества у гражданина, не являющегося предпринимателем, нужно обязательно составлять именно договор купли-продажи.

На практике договор обычно не оформляют, а ограничиваются подписанием только закупочного акта. В принципе закупочный акт подтверждает лишь факт передачи имущества, приобретенного у физического лица. Однако если включить в него условия продажи и оплаты, а также реквизиты и подписи сторон, то письменная форма сделки будет соблюдена (примерная форма этого документа и образец его заполнения приведены ниже).

--------------------------------------------------------------------------¬

¦УТВЕРЖДАЮ ¦

¦Генеральный директор ООО "Организация" ¦

¦ Печать ¦

¦ ООО "Организация" ¦

¦ Николаев ¦

¦---------- С.Н. Николаев ¦

¦ ¦

¦ ЗАКУПОЧНЫЙ АКТ N 19 ¦

¦ ¦

¦г. Москва 10 июня 2014 г.¦

¦ ¦

ООО "Организация", именуемое в дальнейшем "Покупатель", в лице¦

¦начальника отдела закупок Тимофеева Александра Ивановича, действующего на¦

¦основании доверенности N 5 от 27.01.2014, и Кузнецова Наталья Викторовна,¦

¦именуемая в дальнейшем "Продавец", паспорт серии 45 00 N 123456, выдан¦

¦ОВД района Печатники г. Москвы 11.09.2003, проживающая по адресу: г.¦

¦Москва, ул. Леснорядская, д. 13, кв. 62, составили настоящий Закупочный¦

¦акт о нижеследующем: ¦

¦ ¦

¦ 1. Покупатель приобрел у Продавца следующие материальные ценности,¦

¦принадлежащие на момент продажи Продавцу на праве собственности, на общую¦

¦сумму 17 000 (Семнадцать тысяч) руб. 00 коп.: ¦

¦ ¦

¦-----T-----------------------------T---------T----------T-------T-------¬¦

¦¦ N ¦ Наименование товара ¦ Единица ¦Количество¦ Цена, ¦ Сумма,¦¦

¦¦ п/п¦ ¦измерения¦ ¦ руб. ¦ руб. ¦¦

¦+----+-----------------------------+---------+----------+-------+-------+¦

¦¦1 ¦Кондиционер мобильный ¦ шт. ¦ 1 ¦ 15 000¦ 15 000¦¦

¦¦ ¦Bimatek AM 402 (б/у) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦

¦+----+-----------------------------+---------+----------+-------+-------+¦

¦¦2 ¦Кресло офисное черное на ¦ шт. ¦ 2 ¦ 1 000¦ 2 000¦¦

¦¦ ¦колесиках (б/у) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦

¦+----+-----------------------------+---------+----------+-------+-------+¦

¦¦ИТОГО ¦ Х ¦ Х ¦ Х ¦ 17 000¦¦

¦L----------------------------------+---------+----------+-------+--------¦

¦ ¦

¦ 2. Продавец передал Покупателю материальные ценности, указанные в¦

¦п. 1 Закупочного акта. Претензий к их состоянию Покупатель не имеет. ¦

¦ ¦

¦ 3. Продавец получил денежные средства в размере 17 000 (Семнадцать¦

¦тысяч) руб. 00 коп. за проданные Покупателю материальные ценности,¦

¦указанные в п. 1 Закупочного акта. ¦

¦ ¦

¦Подписи сторон ¦

¦ ¦

¦Покупатель: Продавец: ¦

¦ООО "Организация" Кузнецова Наталья Викторовна ¦

¦ИНН 7708123456, КПП 770801001 Паспорт серии 45 00 N 123456, ¦

¦ОГРН 1234567890123 выдан ОВД района Печатники ¦

¦Юридический адрес: 107140, г. Москвы 11.09.2003 ¦

¦г. Москва, ул. Ольховская, Адрес проживания: 107140, ¦

¦д. 135, офис 608 г. Москва, ул. Леснорядская, ¦

¦ Печать д. 13, кв. 62 ¦

¦ ООО "Организация" ¦

¦ Тимофеев Кузнецова ¦

¦---------- (А.И. Тимофеев) ----------- (Н.В. Кузнецова) ¦

L--------------------------------------------------------------------------

Таким образом, приобретение организацией имущества у физического лица можно подтвердить с помощью одного закупочного акта. Этот документ будет являться основанием для оприходования купленных активов и в бухгалтерском, и в налоговом учете. Главное, чтобы в нем были отражены и заполнены все обязательные реквизиты первичного учетного документа (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете").

Если стороны все-таки составили договор купли-продажи, факт передачи приобретенного имущества необходимо оформить отдельным актом. Это может быть либо акт приемки-передачи имущества, либо тот же закупочный акт. Для этих целей закупочный акт можно составить по упрощенной форме, например без указания в нем сведений об оплате купленных у физического лица активов.

Конечно, фразу о том, что являющееся предметом сделки имущество передано покупателю, можно включить непосредственно в договор купли-продажи. Тогда акт составлять не обязательно.

Примечание. Если в закупочном акте отражены условия сделки, договор можно не оформлять.

Помимо указания на факт оплаты в договоре или закупочном акте, при выплате продавцу денег из кассы составляется расходный кассовый ордер по форме N КО-2 (утв. Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88). Если расчет проводится в безналичном порядке, факт оплаты подтверждается платежным поручением и банковской выпиской по расчетному счету покупателя.

Отметим, что ограничение размера расчетов наличными (100 000 руб. в рамках одного договора) не распространяется на платежи между организациями и физическими лицами, не имеющими статуса ИП (п. 5 Указания Банка России от 07.10.2013 N 3073-У). При этом основание платежа значения не имеет. Значит, компания, купившая у гражданина имущество, вправе выплатить ему в рамках этого договора наличными сумму, превышающую 100 000 руб. Причем может это сделать за один раз.