Как восстановить документы на комнату и выполненные работы - ситуация с приватизацией общежития

Как быть и где искать документы. Ситуация в следующим. Подруга живет в общежитии в однокомнатной квартире. В 2005 году ей т.к стояла на расширение отдают после обращения в жил. отдел комнату бутовку находящуюся за стеной. По договоренности с жил. отделом организация обслуживающая общежитие меняет в комнате окно. Утепляет стену. Т.к угловая. И устанавливает батарею. Весь остальной ремонт она делает сама. После ремонта сделанного рабочими обслуживающей организации была комиссия в составе заведующей обслуживающей организации их мастер и их юрист. Акт подписывала и подруга но ей не был выдан он на руки. А так же с ее квартиры была пробита дверь в эту комнату там где показала заведующая организации. В ордер который у подруге на руках внесли площадь этой комнаты пример (40 кв.м + 13.9 кв.м). В ордере стоит печать и роспись на тот момент заведующей городским жил. отделом. Все это время подруга жила и платила за 2 х комнатную квартиру. Два года назад общежитию присвоили статус жилого дома. И теперь платить за жилье надо в жэке а обслуживает как и раньше та организация где этот дом числился общежитием. Теперь подруга решила приватизировать. Обратилась в бти за тех. паспортом но ей отказали т.к перепланировка получается (прорубленная дверь). И жилищный отдел не может найти документы на эту комнату (кем и когда она была отдана в жилое подруге). Не могут так же найти документы на работы выполненые в этой комнате обслуживающей организацией. Пока жила столько лет и платила всех устраивало как только решила приватизировать исчезли документы на комнату. Подскажите как быть и где искать документы раз в жилищном отделе они не могут их найти.