За какой период времени работнику необходимо сообщить о перемещении его в другую смену, и в каком виде это должно быть оформлено?

Вопрос не совсем понятен. Если изменение трудовой функции не произошло то законодательно не предусмотрен срок выхода в смену. В каждой организации должно быть Положение о внутреннем трудовом распорядке с которым должен быть ознакомлен каждый работник. В Положение должен быть прописан порядок утверждения графика смен и порядок внесения изменений в график смен. Должен быть определен период на который составляется график. Порядок ознакомления с графиком. При внесении изменений должно соблюдаться требование законодательства о продолжительности рабочего дня и продолжительности рабочей недели.