Вопрос разве документы отправляют в архив если счет кредита не закрыт был?

Был кредит у мужа, берем следующий кредит с целью перекрыть старый и остатки на нужды. Как только получили кредит тут тот же просим контролера просчитать прошлый кредит вносим ту сумму на кредитный счет, которая (как мы считали) что должна перекрыть его.в книжке отмечено что внесено.мы погасил досрочно. И со спокойной душой думаем что Всё закрыт тот кредит. Выплачивает добросовесно настоящий. Так мы и считали и по сей день. Пока не зашли в сбербанк онлайн через компьютер дома и обнаружили счет и на нем сумму. Стало интересно и с распечаткой муж обратился в сбербанк за информацией что за средства. И к нашему шоку нам сообщают что это кредит и он погашается постепенно за счет тех средств что мы вносил для закрытия. Просто не понимаем как это получилось? И чтобы Всё же закрыть тот кредит нам пришлось еще вносить 1800 . Далее берем Пакет документов и опять обращаемся в сбербанк, чтоб подать заявку и вернули страховку за досрочное погашение и опять неожиданность. , оказывается не полный пакет документов. Далее мужу сказали что нужно дать заявку в архив чтоб взять копии его документов. Вопрос разве документы отправляют в архив если счет кредита не закрыт был? В чем наша ошибка и в чем сотрудников сбербанка