Проблемы с организацией поездки в базу Деда Мороза - возврат денег и удержание средств. Что делать?

Я работаю в организации которая имеет свое туристическое направление. Находимся мы в городе липецк. Под белгородом есть база прототип великого устюга усадьба деда мороза. Билетов в свободной продаже нет. два заезда в день максимум по 50 человек. Мы договорились что будем предлагать их билеты школам. Многие школы съездили хорошо отдохнули. Проезд организовывали сами, так как мы не занимаемся экскурсионными турами только билетами. Одна школа находиться в области и переводила нам деньги на карту руководителя за 25 человек по 1200 за билет. И так как это школа в которой я училась я согласилась и организацию проезда взять на себя.23 декабря на 14:00 для этой школы готовили там мероприятие. Билеты у меня на руках, договорились отдать при посадке в автобус.800 рублей проезд на автобусе.2000 с человека всего выходило. Они нам перевели 50000 на карту. Билеты мы на них купили. Автобус поехали заказывать 22 числа.23 в 07:00 он должен был их забрать из школы. В этот же день мне позвонил родительский комитет и сказали что снега нет на улице дождь какой дед мороз давайте перенесем на другую дату (билеты с датой были). я сказала что все даты забронированны. Тогда они сказали мы не поедем возвращайте нам деньги. Хорошо что мы автобус не оплатили. База сказала что так как мероприятие заказано то всю сумму она не вернет. И за пол дня билеты тоже не продаст. Удержали с человека по 400 рублей.40000 мы им перевели. Все что вернули нам. сейчас скандал что на каком основании удержали. Давайте чеки за что удержали иначе мы пойдем в прокуратуру и т.д. Подскажите что делать? И как поступить? Правы ли они? и что нам вкладывать свои деньги и доплачивать им?или имеют право удержать?