Можно ли это урегулировать каким-нибудь пунктом в договоре, для того чтобы в будующем такие ситуации не возникали?

"Возникет долг, а в суд с такими документами обратится нельзя"

Можно.

В соответствии со ст. 182 ГК РФ полномочие лица на совершение сделки (получение товара) может также явствовать из обстановки, в которой действует представитель (продавец в розничной торговле, кассир и т.п.).

Исходя из вышеназванной нормы работники организаций вправе получать товар без доверенности, если это явствует из обстановки.

Исходя из положений ст. 183 ГК РФ при отсутствии полномочий действовать от имени другого лица или при превышении таких полномочий сделка считается заключенной от имени и в интересах совершившего ее лица, если только другое лицо (представляемый) впоследствии прямо не одобрит данную сделку.

Последующее одобрение сделки представляемым создает, изменяет и прекращает для него гражданские права и обязанности по данной сделке с момента ее совершения.

Согласно позиции Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации, выраженной в Информационном письме от 23.10.2000 г. № 57 «О некоторых вопросах практики применения ст. 183 ГК РФ» под прямым последующим одобрением сделки представляемым, в частности могут пониматься письменное или устное одобрение, независимо от того, адресовано ли оно непосредственно контрагенту по сделке; признание представляемым претензии контрагента; конкретные действия представляемого, если они свидетельствуют об одобрении сделки (например полная или частичная оплата товаров, работ, услуг, их приёмка для использования, полная или частичная уплата процентов по основному долгу, равно как и уплата неустойки и других сумм в связи с нарушением обязательства; реализация других прав по сделке); заключение другой сделки, которая обеспечивает первую или заключена во исполнение либо во изменение первой; просьба об отсрочке или рассрочке исполнения; акцепт инкассового поручения.