Сотрудник ГИБДД требует возвратить деньги за заправку авто из бюджета - как правильно поступить?

Бухгалтерский учет топлива и смазочных материалов ведется на основании Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н, и в соответствии с действующим Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденным приказом Минфина России от 31.10. 2000 N 94н.

Стоимость затраченных на поездки ГСМ, включаемых в расходы, должны рассчитываться на основании путевых листов в соответствии с Нормами расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте и подтверждаться чеками контрольно-кассовых машин, полученных при приобретении. Путевой лист служит оправдательным документом для списания расходов на топливо. Поэтому в нем обязательно необходимо указывать маршрут передвижения машин. Путевые листы следует оформлять с такой регулярностью, чтобы на их основании можно было обосновать расход топлива (Письмо Минфина от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129).

Согласно п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ) все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Таким образом, в целях подтверждения расходов на приобретение горюче-смазочных материалов списание ГСМ организация вправе производить ежемесячно на основании путевых листов, платежных поручений по оплате, накладных на отпуск ГСМ и актов сверки с АЗС о фактически отпущенном количестве топлива. А также ежедневно с последующей корректировкой стоимости ГСМ после получения расчетных документов АЗС.