Использование факсимиле на кадровых документах - правовые аспекты и возможность применения

Вопрос №12415499 из г. Иркутск
опубликован 14.04.2017, 12:42

У нас на предприятии возник следующий вопрос. В связи с тем, что имеется множество обособленных структурных подразделений, генеральный директор практически не находится на своем рабочем месте и подписывать кадровые документы очень тяжело. Кроме того, я веду кадровую в нескольких ООО и "поймать" каждого директора практически невозможно. В связи с этим встал вопрос об использовании факсимиле на кадровых документах (трудовой договор, приказы, заявления, служебные записки... и на трудовых книжках). Мы собираемся закрепить эту процедуру в локальном нормативном акте и там полностью расписать эту процедуру: кто имеет право проставлять факсимиле, условия хранения, на какие документы, ответственность и т.д. Согласно действующего законодательства, факсимильное воспроизведение - это копия собственноручной подписи и есть несколько способов воспроизведения собственноручной подписи, в том числе факсимиле - с помощью средств механического или иного копирования. В тех статьях ТК РФ, где содержатся правила оформления документов, не сказано, что подпись должна ставиться собственноручно. Например, ч. 1 ст. 67 ТК РФ предусмотрено, что «трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами». Судебная практика говорит о том, что при использовании в таких случаях факсимиле, это необходимо оформить локальным актом организации, где будет прописан порядок использования такой подписи и поименованы документы, на которых может быть воспроизведена подпись с помощью факсимиле, а также назначено лицо, ответственное за хранение и использование факсимиле, и закрепить эту обязанность в его трудовом договоре или должностной инструкции. Также трудовое законодательство не содержит и прямого запрета на использование факсимиле при заключении трудового договора. В этой связи можно заключить, что специфический способ проставления подписи руководителя при помощи штампа или клише на трудовых договорах возможен. В то же время, если в нарушение требований ТК РФ работодатель ненадлежащим образом оформит трудовой договор с работником либо вообще не оформит его в письменной форме, трудовые отношения между работником и работодателем возникнут, если работник фактически был допущен и приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя, а трудовой договор в таком случае будет считаться заключенным (ст. 16 ТК РФ, часть вторая ст. 67 ТК РФ). Таким образом, на возникновение трудовых отношений факт ненадлежащего оформления трудового договора по существу не влияет. Такой вывод подтверждается судебной практикой (смотрите, например, решение Московского районного суда г. Твери от 02.06.2006 N 2-1186/06; решение Арбитражного суда Красноярского края от 18.04.2007 N А 33-1212/2007; постановление ФАС Северо-Западного округа от 16.07.2004 N А 52/4534/2003/2). Следовательно, использование факсимиле при оформлении трудового договора не является основанием для признания такого договора и иных кадровых документов недействительными. В связи с чем прошу помощи, желательно со ссылкой на действующие нормы права:-)

Читать ответы (2)

Лучший ответ

Рекомендуется

Еремин Алексей Анатольевич

Юрист Санкт-Петербург, стаж 13 лет

4.7 2149 отзывов

Добрый день.

Предлагаю вам ознакомиться со следующей статьей. Там все подробно прописано по вашему вопросу.

Вопрос: Организация и работник оформили соглашение о переводе работника к другому работодателю. От имени работодателя, к которому переводится работник, с помощью факсимиле соглашение подписал специалист отдела кадров принимающей организации. Сразу после увольнения с прежнего места работы работник обратился в организацию, с которой был согласован перевод, для заключения нового трудового договора. Однако руководитель этой организации отказался принимать его на работу, пояснив, что он не обязан заключать трудовой договор, так как соглашение о переводе от его имени подписано с помощью факсимиле, что делает его ничтожным. Правомерна ли такая правовая позиция руководителя, учитывая, что трудовое законодательство не содержит прямого запрета на использование факсимиле?

Ответ: Если в пригласившей работника организации надлежащим образом на локальном уровне урегулирован вопрос факсимильного воспроизведения подписи руководителя и специалист отдела кадров наделен (в письменной форме и в установленном порядке) отдельными полномочиями работодателя, в том числе по приглашению в письменном виде работников других организаций к трудоустройству в порядке перевода, а также по заключению трудовых договоров и допуску работников к работе, то с приглашенным работником должен быть заключен трудовой договор.

Обоснование: Совокупное толкование ч. 6 ст. 20, ч. 4 ст. 64 Трудового кодекса РФ приводит к выводу о том, что письменное приглашение о трудоустройстве в порядке перевода от другого работодателя вправе подписать лицо, наделенное полномочиями работодателя по заключению трудового договора. Приглашения, подписанные иными лицами, а равно изготовленные и подписанные лицами, не наделенными соответствующими полномочиями (в том числе и в превышение имеющихся полномочий), не влекут правовых последствий в виде обязанности заключить трудовой договор для организации-работодателя.

Нормативными правовыми актами Российской Федерации урегулированы лишь отдельные сферы применения факсимиле.

Так, п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003 "Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденного Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст (далее - ГОСТ Р 6.30-2003), определено, что в состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Определение понятия "подпись" дано в разд. 2 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденных Росархивом: "Реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись должностного лица". При этом п. 3.17 указанных Методических рекомендаций содержит указание на то, что одним из способов подписания документа является использование факсимиле как аналога собственноручной подписи.

Пунктом 2 ст. 160 Гражданского кодекса РФ установлено, что использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Четкие требования к применению факсимильного способа воспроизведения подписи в трудовых правоотношениях отсутствуют, а сфера применения вышеприведенных норм не охватывает правоотношения по заключению трудовых договоров, в том числе по письменному предложению перевода к другому работодателю.

В ситуации правовой неопределенности заинтересованные лица вправе самостоятельно устанавливать правила применения факсимильного воспроизведения подписи в сферах, не подпадающих под регулирование ст. 160 ГК РФ и ГОСТ Р 6.30-2003 (класса 0200000 Общероссийского классификатора управленческой документации ОК 011-93, утвержденного Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299), для регулирования правоотношений, в которые они вступают.

Иными словами, если в пригласившей работника организации надлежащим образом на локальном уровне урегулирован вопрос факсимильного воспроизведения подписи руководителя, ситуация должна быть разрешена исходя из установленных норм. Возможно два варианта разрешения описанной ситуации:

- если специалист отдела кадров наделен полномочиями по факсимильному воспроизведению подписи (с предварительным согласованием факта ее проставления с руководителем), то в силу ч. 4 ст. 64 ТК РФ приглашенному работнику не может быть отказано в приеме на работу;

- если специалист отдела кадров не наделен полномочиями по факсимильному воспроизведению подписи либо если он наделен такими полномочиями, но не согласовал проставление факсимиле в приглашении конкретному работнику, то гарантия, предусмотренная ст. 64 ТК РФ, не получит своего распространения на работника.

Также следует учесть, что, по общему правилу, в силу ч. 6 ст. 20 ТК РФ права и обязанности работодателя в трудовых отношениях (в том числе по приглашению работников других организаций в письменном виде к переводу, а также заключению трудовых договоров и допуску работников к работе) осуществляются органами управления юридического лица (организации) или уполномоченными ими лицами.

Таким образом, если в организации отсутствует локальный нормативный акт, регламентирующий порядок факсимильного воспроизведения подписи руководителя, также возможно два варианта развития ситуации:

- если специалист отдела кадров наделен (в письменной форме и в установленном порядке) отдельными полномочиями работодателя, в том числе по приглашению в письменном виде работников других организаций к трудоустройству в порядке перевода, а также по заключению трудовых договоров и допуску работников к работе, с приглашенным работником должен быть заключен трудовой договор;

- если специалист отдела кадров не наделен полномочиями работодателя, то в заключении трудового договора приглашенному работнику может быть отказано.

В любом случае, если специалист отдела кадров превысил свои полномочия, он может быть привлечен к ответственности (например, дисциплинарной) (ст. 419 ТК РФ).

Р.Б.Юльчиев

Советник государственной

гражданской службы РФ

2 класса

Государственная инспекция труда

в Самарской обл.