Организация рискует потерять юридическую силу трудовых договоров, хранимых только в сканах с подписью сотрудника.

Question

Организация хранит трудовые договоры только в сканах с подписью сотрудника. Где могут понадобиться оригиналы и чем это грозит организации?

Эбель Роман Сергеевич · Accepted Answer

Здравствуйте! Согласно статьи 22.1 ФЗ "Об архивном деле в РФ" 1. Документы по личному составу, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет.2. Документы по личному составу, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет. 3. По истечении сроков хранения, указанных в частях 1 и 2 настоящей статьи, документы по личному составу, образовавшиеся в процессе деятельности источников комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, подлежат экспертизе ценности документов. Согласно ст.13.20 КоАП РФ Статья 13.20. Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, за исключением случаев, предусмотренных статьей 13.25 настоящего Кодекса, - (в ред. Федерального закона от 09.02.2009 N 9-ФЗ) влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от ста до трехсот рублей; на должностных лиц - от трехсот до пятисот рублей. Оригиналы могут понадобится в случае проведения проверок органами власти (трудовой инспекцией, прокуратурой) в тоже время установить отсутствие у вашей организации указанные органы смогут только в рамках выездной проверки, в рамках же документарной в основном запрашивают заверенные копии документов.

Окулова Ирина Владимировна · Answer

Могут и проверку провести инспекция и прокуратура.

Каравайцева Елена Александровна · Answer

Законодательством прямо не установлено обязательное хранение трудовых книжек. Но работодатель обязан вести карточки, в которых дублируются записи трудовых книжек.

Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (ред. от 25.03.2013) "О трудовых книжках" (вместе с "Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей")
I. Общие положения
 
1. Настоящие Правила устанавливают порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.
2. Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.
3. Работодатель (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если работа у данного работодателя является для работника основной.
Работодатель - физическое лицо, являющийся индивидуальным предпринимателем, обязан вести трудовые книжки на каждого работника в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.
Работодатель - физическое лицо, не являющийся индивидуальным предпринимателем, не имеет права производить записи в трудовых книжках работников и оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые.
4. В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводе на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждении за успехи в работе.
5. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.
6. Трудовые книжки ведутся на государственном языке Российской Федерации, а на территории республики в составе Российской Федерации, установившей свой государственный язык, оформление трудовых книжек может наряду с государственным языком Российской Федерации вестись и на государственном языке этой республики.
7. Работодатель обязан по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня его подачи выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки.

Рахимова Ирина Викторовна · Answer

Такие доеументы должны храниться в оригинале в архиве до 75 лет. Если будет проверка, попадете на большой штраф.

Организация рискует потерять юридическую силу трудовых договоров, хранимых только в сканах с подписью сотрудника.

Статьи законодательства, упомянутые юристами в ответах:

Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях ((с изм. и доп., вступ. в силу с 03.04.2026))

Юридические услуги в Тула

Похожие вопросы

Вопрос об отказе организации-члена СРО представить оригиналы трудовых книжек специалистов при проверке

К нам пришел новый сотрудник, который уволился с прежней работы, но через 1 мес.

Запрос суда на предоставление оригинала договора - обязанности некоммерческой организации и меры предосторожности

Чем это грозит для работника и для организации?

Освобождение от выплаты зарплат госслужащим, работающим в организации без лицензии

Организация Ландыш выдала сотрудникам зарплатные карты до заключения трудового договора - возможные риски и последствия

Нужно ли хранить оригинал трудового договора при работе по трудовому договору на неопределенный срок и его будущее значимость

Организация 1 нарушает права работников организации 2 при заключении срочных трудовых договоров на период аренды имущества

Как оформить перевод сотрудника на выборную должность в организации?

Государственный детский садик планирует отказ от реальных трудовых договоров - причины и последствия для сотрудников

Санкт-Петербург +7 (812) 336-92-64 наб. р. Фонтанки, д. 59