Восстановление закрытого административного дела - сроки и процедура

13.Организация использования документов архива

13.1. Использование документов архива суда проводится только с разрешения председателя суда. Работник отдела дело/судопроизводства, ответственный за работу архива, для служебного использования документальных материалов архива суда:

выдает документальные материалы в структурные подразделения;

направляет на основании письменного запроса материалы в другие организации и учреждения по указанию председателя суда (судебной коллегии);

информирует председателя суда (судебной коллегии) о составе и содержании документальных материалов;

выдает справки о реабилитации и выписки из архивных документов.

13.2. Работники, получившие документальные материалы, отвечают за их сохранность.

13.3. Порядок хранения в архиве суда изъятых у лиц, содержащихся под стражей, паспортов, военных билетов и депутатских удостоверений, орденских книжек и других личных документов, а также выдачи копий документов и выписок по запросам организаций, учреждений и физических лиц определяется в соответствии с п. 11.14, 12.4, 12.5 Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде, утвержденной Приказом Судебного департамента от 29 апреля 2003 г. N 36, и п. 15.21, 15.22, 16.4, 16.5 Инструкции по судебному делопроизводству в верховных судах республик, краевых и областных судах, судах городов федерального значения, судах автономной области и автономных округов, утвержденной Приказом Судебного департамента от 15 декабря 2004 г. N 161 (приложения 12, 13).

Документы, без необходимости приобщенные следователем или дознавателем к делу (изъятые в ходе расследования дела и не приобщенные к материалам дела в качестве вещественных доказательств), с разрешения председателя суда (судебной коллегии) или его заместителя могут быть выданы их законным владельцам.

13.4. Сведения о наличии вышеуказанных документов в архиве и их содержании сообщаются заинтересованным учреждениям по запросам.

13.5. Выдача дел, находящихся в архиве, производится по письменным заявкам судей и руководителей подразделений под роспись в книге учета выдачи документов во временное пользование. Выдача дел производится с письменного разрешения председателя суда или его заместителя. На выданное дело заводится карточка-заместитель, к которой прикрепляется копия сопроводительного письма о направлении дела. В ней указываются номер дела, его наименование, кем оно запрошено и получено, дата выдачи, роспись получателя, дата возвращения в архив и подпись специалиста архива, принявшего дело. Дела выдаются на срок не более одного месяца.

13.6. Выдача находящихся в архиве судебных дел для ознакомления с его материалами лицами, участвующими в деле, их представителями, а также иными лицами осуществляется в порядке, установленном председателем суда.

(п. 13.6 в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28.08.2007 N 102)

13.7. Ознакомление с судебным делом производится в помещении суда в обстановке, исключающей возможность изъятия судебных дел и документов, либо из судебного дела документов (листов) или внесения в него каких-либо изменений.

Судебные дела (иные материалы), находящиеся на архивном хранении, выдаются для ознакомления в помещении суда на основании письменного заявления и при предъявлении документов согласно приложению N 1 к Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде, утвержденной приказом Судебного департамента от 29.04.2003 N 36.

(абзац введен Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 30.12.2013 N 265)

Право на снятие копий документов с материалов дела за свой счет, в том числе с использованием технических средств, предоставляется следующим лицам:

(абзац введен Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 30.12.2013 N 265)

обвиняемым, подсудимым, осужденным, оправданным, их защитникам и представителям (п. 13 ч. 4 ст. 47, п. 7 ч. 1 ст. 53 УПК РФ);

(абзац введен Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 30.12.2013 N 265)

потерпевшим (п. 12 ч. 2 ст. 42 УПК РФ);

(абзац введен Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 30.12.2013 N 265)

гражданскому истцу, его представителю в части копий процессуальных решений, относящихся к предъявленному им гражданскому иску (п. 13 ч. 4 ст. 44 УПК РФ);

(абзац введен Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 30.12.2013 N 265)

гражданскому ответчику и его представителю в части материалов уголовного дела, которые касаются гражданского иска (п. 9 ч. 2 ст. 54, ч. 2 ст. 55 УПК РФ);

(абзац введен Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 30.12.2013 N 265)

сторонам и иным лицам, участвующим в гражданском деле, а также их представителям (ч. 1 ст. 35 ГПК РФ);

(абзац введен Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 30.12.2013 N 265)

реабилитированным лицам, а с их согласия или в случае их смерти - родственникам (иждивенцам) в части ознакомления с материалами прекращенных уголовных и административных дел и получения с них копий (ст. 11 Закона Российской Федерации от 18.10.1991 N 1761-1 "О реабилитации жертв политических репрессий").

(абзац введен Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 30.12.2013 N 265)

Все перечисленные лица снимают копии по письменному заявлению в порядке, установленном председателем суда. Данное письменное заявление с разрешающей резолюцией председателя суда (его заместителя) подшивается в судебное дело, находящееся на хранении в архиве суда. В случае предъявления доверенности к делу приобщается также ее копия.

(абзац введен Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 30.12.2013 N 265)

Снятые перечисленными лицами за свой счет копии с материалов судебного дела, в том числе с помощью технических средств, судом не заверяются.

(абзац введен Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 30.12.2013 N 265)

13.8. Лица, перечисленные в п. 13.7 данной Инструкции, делают письменную отметку о своем ознакомлении с делом на документе (заявлении, доверенности), послужившем основанием для допуска к ознакомлению с делом. Данный документ подшивается к делу специалистом архива и вносится во внутреннюю опись дела. При отказе указанных лиц от подписи запись об ознакомлении производится специалистом архива.

После ознакомления с судебным делом (иными материалами) уполномоченный работник архива суда в присутствии лица, которое ознакомилось с судебным делом (иными материалами), проверяет состояние данного дела и наличие всех документов в деле, делает отметку в заявлении о том, что дело возвращено. В случае если после возвращения дела уполномоченным работником аппарата суда выявлено изъятие, повреждение материалов дела, а также внесение в них исправлений и дописок, об этом незамедлительно сообщается председателю суда либо его заместителю.

(абзац введен Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 30.12.2013 N 265)

13.9. Выдача копий документов из судебного дела, находящегося в архиве суда, лицам, участвующим в деле, производится по их письменному заявлению с разрешения судьи, в производстве которого находилось дело, или председателя суда (его заместителя). Выдача таких копий из судебного дела специалистом архива иным лицам и организациям производится по письменному запросу или заявлению на основании резолюции председателя суда (его заместителя).

С приговора, решения, определения или постановления, вынесенного по делу, снимаются копии, которые заверяются подписями судьи и секретаря суда либо иного уполномоченного работника аппарата суда и гербовой печатью суда.

(абзац введен Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 30.12.2013 N 265)

Изготовление заверенных копий судебных актов и иных документов суда осуществляется уполномоченными работниками архива суда. В правом верхнем углу первого листа документа проставляется штамп "КОПИЯ".

(абзац введен Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 30.12.2013 N 265)

В случае, если вышестоящий суд изменил решение суда, на копии судебного акта (приговора, решения, определения, постановления) делается об этом отметка. На копии судебного акта также делается отметка о дате вступления его в законную силу и указывается, в каком деле подшит подлинный документ и в производстве какого суда находится дело.

(абзац введен Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 30.12.2013 N 265)

Копии запрашиваемых судебных актов изготавливаются уполномоченным работником архива суда в день поступления заявления, а при невозможности - в срок не более пяти рабочих дней с указанной даты.

(абзац введен Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 30.12.2013 N 265)

Изготовленные, но не полученные заявителем копии судебных актов, письменных справок передаются для отправки по почте.

(абзац введен Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 30.12.2013 N 265)

Лицо, получившее копию судебного акта, должно написать соответствующую расписку. В случае направления копии документа по почте в дело подшивается копия сопроводительного письма с исходящим номером и датой. Также делаются соответствующие отметки в справочном листе.

(абзац введен Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 30.12.2013 N 265)

Повторная выдача копий судебных актов (решений, определений, приговоров, постановлений, судебных приказов) осуществляется по письменному мотивированному заявлению лица в установленном председателем суда порядке. Другие, не установленные настоящей Инструкцией, правила ознакомления с материалами судебного дела, выдачи подлинных документов, заверенных копий материалов дела, письменных справок, копий судебных актов, вступивших в законную силу, определяются председателем суда.

(абзац введен Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 30.12.2013 N 265)

13.10. Если копия документа состоит из нескольких листов, то все листы прошиваются прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа копии документа, или скрепляются скобой с использованием степлера; на оборотной стороне последнего