Является ли поездка на ра боту и с работы использованием служебного а/м в личных целях?

Если в ком­па­нии есть соб­ствен­ный или арен­до­ван­ный лег­ко­вой ав­то­мо­биль, она может предо­ста­вить его сво­е­му ра­бот­ни­ку для вы­пол­не­ния слу­жеб­ных за­да­ний или для лич­ных целей. На­при­мер, ди­рек­то­ру или со­труд­ни­кам, ра­бо­та ко­то­рых тре­бу­ет ча­стых по­ез­док к кли­ен­там и парт­не­рам, — ме­не­дже­рам по за­куп­кам и про­да­жам, тор­го­вым пред­ста­ви­те­лям. Чтобы из­бе­жать на­ло­го­вых и фи­нан­со­вых рис­ков, нужно пра­виль­но офор­мить ис­поль­зо­ва­ние ав­то­мо­би­ля.

Работник на служебном авто: как правильно все оформить

Какие документы подготовить

По­ря­док и усло­вия предо­став­ле­ния ра­бот­ни­кам в поль­зо­ва­ние слу­жеб­но­го авто долж­ны быть про­пи­са­ны:

•или в ло­каль­ном нор­ма­тив­ном акте ком­па­нии, на­при­мер в по­ло­же­нии об ис­поль­зо­ва­нии слу­жеб­но­го транс­пор­та;

•или в тру­до­вом до­го­во­ре (до­пол­ни­тель­ном со­гла­ше­нии) с со­труд­ни­ком.

Справка

Если полис ОСАГО оформ­лен элек­трон­но, его можно не рас­пе­ча­ты­вать. До­ста­точ­но предъ­явить полис ин­спек­то­ру ГИБДД на смарт­фоне.

Если у ком­па­нии целый парк ав­то­мо­би­лей, лучше вос­поль­зо­вать­ся пер­вым ва­ри­ан­том и раз­ра­бо­тать по­ло­же­ние об ис­поль­зо­ва­нии слу­жеб­но­го транс­пор­та. Это удоб­но еще и по­то­му, что при вне­се­нии из­ме­не­ний в тру­до­вой до­го­вор с со­труд­ни­ком его надо уве­до­мить пись­мен­но о пред­сто­я­щих из­ме­не­ни­ях за 2 ме­ся­ца и ука­зать их при­чины.

В по­ло­же­нии необ­хо­ди­мо:

•ука­зать ка­те­го­рии ра­бот­ни­ков, ко­то­рые будут иметь право поль­зо­вать­ся слу­жеб­ным транс­пор­том;

•уста­но­вить цели ис­поль­зо­ва­ния — про­из­вод­ствен­ные или лич­ные;

•пе­ре­чис­лить рас­хо­ды, ко­то­рые несет ком­па­ния, в со­от­вет­ствии с клас­сом авто и ка­те­го­ри­ей ра­бот­ни­ков (на­при­мер, на ре­монт ав­то­мо­би­ля, тех­об­слу­жи­ва­ние и ГСМ) и рас­хо­ды за счет ра­бот­ни­ка (на­при­мер, ГСМ при ис­поль­зо­ва­нии ав­то­мо­би­ля в лич­ных целях со­труд­ни­ка);

•опре­де­лить по­ли­ти­ку ком­па­нии в от­но­ше­нии ДТП (по­ря­док воз­ме­ще­ния ущер­ба по­стра­дав­шим);

•про­пи­сать по­ря­док упла­ты штра­фов за на­ру­ше­ние ра­бот­ни­ком ПДД;

•преду­смот­реть от­чет­ность по ис­поль­зо­ва­нию ав­то­мо­би­ля (пу­те­вые листы, аван­со­вые от­че­ты и др.).

Прописать порядок предоставления сотрудникам в пользование служебных автомобилей можно или в ЛНА, или в трудовых договорах. Компания сама выбирает наиболее удобный вариант

Про­пи­сать по­ря­док предо­став­ле­ния со­труд­ни­кам в поль­зо­ва­ние слу­жеб­ных ав­то­мо­би­лей можно или в ЛНА, или в тру­до­вых до­го­во­рах. Ком­па­ния сама вы­би­ра­ет наи­бо­лее удоб­ный ва­ри­ант

Также можно за­кре­пить пра­ви­ла экс­плу­а­та­ции ав­то­мо­би­ля. На­при­мер, уста­но­вить:

•до­пу­сти­мый еже­днев­ный ки­ло­мет­раж;

•раз­ре­ше­ние поль­зо­вать­ся ав­то­мо­би­лем в лич­ных целях толь­ко в нера­бо­чее время;

•за­прет на выезд за пре­де­лы на­се­лен­но­го пунк­та;

•за­прет на ис­поль­зо­ва­ние неис­прав­но­го ав­то­мо­би­ля;

•за­прет на пе­ре­да­чу ав­то­мо­би­ля тре­тьим лицам.

Озна­комь­те ра­бот­ни­ков с этим до­ку­мен­том под рос­пись.

Если ав­то­мо­би­лей у ком­па­нии немно­го, то усло­вия ис­поль­зо­ва­ния можно про­пи­сать в тру­до­вом до­го­во­ре (до­пол­ни­тель­ном со­гла­ше­нии) с кон­крет­ным со­труд­ни­ком.

Кроме того, необ­хо­ди­мо офор­мить:

•при­каз о за­креп­ле­нии ав­то­мо­би­ля за со­труд­ни­ком. В нем надо ука­зать, кому, какой ав­то­мо­биль (марка, гос­но­мер) предо­став­ля­ет­ся и на какой срок;

•акт при­е­ма-пе­ре­да­чи ав­то­мо­би­ля. В акте нужно пе­ре­чис­лить все до­ку­мен­ты и обо­ру­до­ва­ние, ко­то­рые пе­ре­да­ют­ся вме­сте с ав­то­мо­би­лем (на­при­мер, сви­де­тель­ство о ре­ги­стра­ции ав­то­мо­би­ля, бу­маж­ный стра­хо­вой полис, ап­теч­ка, ог­не­ту­ши­тель, дом­крат и др.).Заполнение путевых листов

Чтобы учесть сто­и­мость ГСМ в на­ло­го­вых рас­хо­дах, необ­хо­ди­мо опре­де­лить:

•для каких целей (де­ло­вых или лич­ных) со­труд­ник ис­поль­зо­вал слу­жеб­ный ав­то­мо­биль;

•рас­ход топ­ли­ва.

Зависит от того, для каких целей человеку предоставили этот автомобиль.