Как получить справку о семейном положении для гражданки Украины, имеющей просроченный внутренний паспорт, чей молодой человек - гражданин РФ.

Вопрос регулируется Правилами документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях (далее – Правила № 703), утвержденные постановлением правительства РК от 31 октября 2018 года № 703 и принятые в соответствии с подпунктом 1 пункта 1-1 статьи 18 Закона РК «О Национальном архивном фонде и архивах» от 22 декабря 1998 года.

Правилами определены:

порядок составления номенклатуры дел, формирования и хранения дел;

порядок оформления номенклатуры дел;

порядок формирования дел;

порядок оформления дел;

порядок оперативного хранения документов;

порядок передачи дел в архив организации.

Постоянное, временное хранение документов компанией обеспечивается самостоятельно при наличии собственного специально оборудованного помещения или путем передачи документов на хранение в соответствующие архивные учреждения за счет средств организации.

Перед сдачей документов в архив их необходимо соответствующим образом подготовить.

Подготовленные к передаче для постоянного хранения документы подлежат оформлению и описанию в соответствии с Законом Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года № 326-I «О Национальном архивном фонде и архивах», в частности с:

Правилами приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами, утвержденными постановлением правительства РК от 19 сентября 2018 года № 575 (далее – Правила № 575);

Правилами документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях, утвержденными постановлением правительства РК от 31 октября 2018 года № 703 (далее – Правила № 703).

Согласно статьи 13 Закона Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года № 326-I «О Национальном архивном фонде и архивах» документы Национального архивного фонда, находящиеся в государственной собственности, по истечении срока хранения в ведомственных архивах подлежат передаче на постоянное хранение в государственные архивы.

Передача документов Национального архивного фонда в упорядоченном виде производится за счет собственных средств юридических лиц, передающих архивы, в соответствии с правилами документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях, правилами приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами.