Нормы оплаты проживания в командировке - что делать, если стоимость выше установленной государством?

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом, например, положением о служебных командировках, если иное не установлено Трудовым кодексом, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами (ч. 4 ст. 168 ТК).

Поэтому если работников часто отправляют в командировки, положение о таких поездках необходимо (ст. 168 ТК).

Работодатель должен выплатить работнику средний заработок и суточные за период командировки, а также возместить (ст. 168 ТК):

затраты на проезд;

цену проживания;

расходы, которые предусмотрели в локальном нормативном акте.

Командировочные траты, которые работник обосновал и подтвердил документами, получится списать на расходы при исчислении налога на прибыль.

Работодатель не удерживает с этих сумм НДФЛ и не начисляет взносы.

Командировочные расходы — это суточные, оплата проезда, проживания и другие расходы командированного работника, разрешенные работодателем согласно ст. 168 ТК РФ.

А вот нормы и правила возмещения командировочных расходов организация устанавливает сама в локальном нормативном акте (например, в положении о командировках).

Закон лишь ограничивает нормативы суточных, не облагаемых НДФЛ и взносами.

Статьей 168 Трудового кодекса установлено, что в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику расходы:

- по проезду;

- расходы по найму жилого помещения;

- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

В суточные расходы (или суточные при командировках) включают затраты работников на питание и подобные ежедневные нужды.

А вот расходы на проезд (в командировку и обратно домой) и проживание (например, в гостинице) оплачивают работнику отдельно.

Они не входят в командировочные расходы (суточные).

В командировочных расходах учитывается полная стоимость проездных билетов, включая стоимость проезда, сервисные сборы, плату за пользование услугами во время перелета и т.п. Указанные затраты подлежат возмещению в размере, установленном в коллективном договоре или локальном нормативном акте.

Размер суточных в законодательстве не указан и ничем не ограничен.

Каждая компания сама определяет сумму и отражает её в нормативном акте — это может быть, например, положение о командировках в организации.

Однако в трудовом кодексе указана сумма, начиная с которой будет удерживаться налог для физических лиц: больше 700 рублей для поездок по России и больше 2500 рублей для заграничных командировок.

Суточные платятся за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути.

Если по условиям командировки сотрудник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются (там же).

Согласно пункту 11 Положения о командировках, суточные надо платить за каждый день командировки, включая выходные и нерабочие праздничные дни

Также суточные полагаются за дни, проведенные в пути, в том числе за время вынужденной остановки. Таким образом, сотрудник должен получить суточные за каждый календарный день командировки, включая дни, которые он провел в пути при проезде к месту командировки и обратно.

Командировочные – сюда относят оплату билетов и проживание в гостинице. За эти расходы сотрудник отчитывается, подтверждая их документально, например, прикладывая к отчету чек из отеля и посадочный талон.

Суточные – это дополнительные расходы, которые возникают в командировке.