Ведение личных дел работников в ООО

Согласно ст.66.1 ТКРФ «Сведения о трудовой деятельности»

Работодатель формирует в электронном виде основную информацию о трудовой деятельности и трудовом стаже каждого работника (далее - сведения о трудовой деятельности) и представляет ее в порядке, установленном законодательством Российской Федерации об индивидуальном (персонифицированном) учете в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования, для хранения в информационных ресурсах Фонда пенсионного и социального страхования Российской Федерации.

Вести личные дела работников не обязательно, просто это удобнее, при этом в личное дело включают документы, связанные с трудовой деятельностью работника. Правила ведения личного дела, форму описи и перечень документов организация устанавливает сама.

Это может быть отдельная папка, в которую кладут трудовой договор, личную карточку, анкету, заполненную при приеме на работу, заявления работника, приказы по нему и согласие на обработку персональных данных.

Копии паспорта, военного билета и других документов сотрудника, не связанных с работой, в личном деле хранить не надо. Все нужные вам данные из документов внесите в личную карточку.

Кроме того, даже порядок ведения трудовых книжек (ст.66 ТКРФ) не обязывает работодателя вести личную карточку. Если вам она не нужна, издайте приказ об отмене ведения личных карточек и внесите изменения в ЛНА, в которых они упомянуты.

Здравствуйте, уважаемый Никита Сергеевич!

Теперь в приказе Минтруда от 19.05.21 № 320н у работодателя нет обязанности вести личные карточки, поэтому знакомить их с кадровыми событиями в форме № Т-2 не требуется. При этом если вы продолжите вести карточки по форме № Т-2 и знакомить с записями сотрудников, то это не будет считаться нарушением.

нет обязанности вести личные карточки, поэтому знакомить их с кадровыми событиями в форме № Т-2 не требуется.

Смотрите приказ Минтруда РФ от 19.05.21 № 320-н Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек" (Зарегистрировано в Минюсте России 01.06.2021 N 63748)

www.consultant.ru

Ведение личных дел работников в организации, а также оформление документов, связанных с трудовой деятельностью, не является строго обязательным требованием по законодательству, однако существенно упрощает управление кадровыми вопросами. Рассмотрим этот вопрос подробнее на основе трудового законодательства.

Обязательность ведения личных дел

В соответствии с статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ), работодатель формирует в электронном виде основную информацию о трудовой деятельности и трудовом стаже каждого работника, однако это касается исключительно сведений, которые подлежат обязательному учету для пенсионного и социального страхования. По сути, это информация, связанная с трудовой деятельностью.

В статье 66 ТК РФ говорится о трудовых книжках и их ведении, но прямых указаний о необходимости ведения личных дел работников нет.

Удобство ведения личных дел

Ведение личных дел может быть очень полезным для наладки документального учета, управления персоналом и ведения кадровой отчетности. В личное дело обычно включаются важные документы, такие как:

- Трудовой договор

- Личная карточка (форма Т-2)

- Анкета работника

- Заявления

- Приказы (о приеме, увольнении и т.д.)

- Согласие на обработку персональных данных

Таким образом, хотя законодательство не обязывает вести личные дела работников, наличие этих документов в одном месте облегчает работу с кадрами и служит доказательством в случае споров.

Форма и содержание личного дела

Организация сама устанавливает правила ведения личных дел работников, формат описи и перечень документов. Это может быть как физическая папка, так и электронная база данных. Стоит учитывать, что копии документов, не касающихся трудовой деятельности (например, копии паспортов или документов, не связанных с должностными обязанностями), не рекомендуется хранить в личных делах, достаточно лишь внести необходимые данные в личную карточку.