Или он ездит по доверенности и путевой лист это формальность?

Достаточно доверенности.

Путевой лист нужен, когда водитель переводит в рамках коммерческой деятельности.

Если порожняком - ПЛ не нужен здесь вовсе.

Никак не получится, не нарушая закон, передавать автомобили водителям на личное хранение.

Достаточно доверенности.

Путевой лист является основным документом, подтверждающим расходы на топливо и смазочные материалы, а также служащим для учета и контроля работы транспортного средства и водителя. Согласно Приказу Минтранса России от 28.09.2022 № 390, путевой лист оформляется в обязательном порядке, если транспортное средство используется для перевозки пассажиров или грузов, либо если оно управляется работником, принятым на должность водителя в рамках исполнения трудовых обязанностей.

Риски при отсутствии или неправильном оформлении:

Отсутствие путевых листов или их некорректное оформление может привести к отказу в признании расходов на ГСМ и других затрат, связанных с эксплуатацией автомобиля, при налогообложении прибыли.

Административная ответственность: За управление транспортным средством без путевого листа в случаях, когда его наличие предусмотрено законодательством, предусмотрена административная ответственность по ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ.

Вы можете оформить передачу автомобиля водителю приказом по организации. Также может быть полезно составить акт приема-передачи или запись в журнале учета служебных автомобилей. Внесение условий об использовании автомобиля в трудовой договор или заключение дополнительного соглашения к нему является правом работодателя.

Ответственность в случае ДТП:

Автомобиль является источником повышенной опасности. Согласно ст. 1079 Гражданского кодекса РФ, юридические лица, деятельность которых связана с повышенной опасностью, обязаны возместить вред, причиненный источником повышенной опасности, если не докажут, что вред возник вследствие непреодолимой силы или умысла потерпевшего.

По общему правилу, юридическое лицо возмещает вред, причиненный его работником при исполнении трудовых (служебных, должностных) обязанностей (п. 1 ст. 1068 ГК РФ). Это означает, что если водитель совершит ДТП в рабочее время, выполняя служебное задание, ответственность за причиненный вред, скорее всего, будет возложена на вашу организацию.

Работник может быть привлечен к материальной ответственности за ущерб, причиненный работодателю, в пределах своего среднего заработка (ст. 241 ТК РФ). Полная материальная ответственность может быть возложена только в случаях, предусмотренных законодательством (например, при недостаче вверенных ценностей на основании договора о полной материальной ответственности, или при причинении ущерба умышленно, в состоянии опьянения и т.д. – ст. 243 ТК РФ). Важно отметить, что сам по себе факт ДТП не является основанием для привлечения к полной материальной ответственности, если не доказана вина работника и не соблюдены условия, предусмотренные законом.

Путевой лист не является формальностью, а служит основным документом, подтверждающим производственный характер поездки и соблюдение режима труда водителя. Его отсутствие или неоформление при эксплуатации транспортного средства юридическим лицом является административным правонарушением по статье 12.31.1 КоАП РФ. Если водитель совершил ДТП, выполняя личные поручения после закрытия путевого листа, у организации возникают сложности с доказыванием отсутствия своей вины и, как следствие, риски гражданской ответственности по статье 1068 ГК РФ. Доверенность лишь подтверждает право на управление автомобилем, но не отменяет требований к оформлению путевых листов, установленных Федеральным законом "О безопасности дорожного движения" и Приказом Минтранса России. Таким образом, хранение автомобиля у водителя допустимо, но его использование без правильно оформленных путевых листов создает значительные юридические риски для организации.

Заключите договора полной материальной ответственности согласно ст. 244 ТК РФ. Дополнительные условия можете предусмотреть договором оказания услуг.