Можно ли объеденить журнал учёта выдачи путевых листов и журнал учёта выдачи и возврата регистрационные номерных знаков в один

Анализ ситуации

Вы спрашиваете о возможности объединения двух журналов: учета выдачи путевых листов и учета выдачи и возврата регистрационных номерных знаков. Это вопрос внутреннего документооборота организации, но он должен соответствовать требованиям законодательства.

Правовое регулирование

1. Путевые листы: Согласно Приказу Минтранса РФ от 11.09.2020 № 368 (Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов) и Постановлению Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78 (об унифицированных формах первичной учетной документации), путевые листы являются первичными документами. Организация обязана вести журнал учета движения путевых листов (форма № 8, утв. Постановлением № 78).

2. Регистрационные номерные знаки: Выдача и возврат номерных знаков регулируется Правилами регистрации автомототранспортных средств (утв. Постановлением Правительства РФ от 21.12.2019 № 1764). Однако конкретная форма журнала не установлена, но рекомендуется вести учет для контроля.

Возможность объединения

Законодательство не запрещает объединение этих журналов, но такие действия должны быть обоснованы и не нарушать требований к оформлению первичной документации. Рекомендуется:

- Сохранить все обязательные реквизиты для путевых листов (дата, номер, ФИО водителя, маршрут и т.д.).

- Для номерных знаков отражать дату выдачи, госномер, ФИО получателя, дату возврата.

- Учесть, что путевые листы могут подлежать хранению 5 лет (п. 362 Перечня типовых управленческих документов, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236), а для номерных знаков срок может быть меньше.

Риски

При объединении журнала могут возникнуть сложности с проверками (налоговой, транспортной инспекции), так как разные цели документов. Если же вы работаете в небольшой организации с минимальным документооборотом, можно разработать внутренний локальный акт, утверждающий объединенную форму.

Резюме

Объединить журналы можно, но с осторожностью. Рекомендуется проконсультироваться с юристом или разработать внутренний регламент. Если есть сомнения, лучше вести отдельные журналы.

Если у вас есть похожий вопрос, вы можете задать его в форме ниже.