Как правильно составить письменное пояснение при служебной проверке?

Письменное пояснение (объяснительная записка) при служебной проверке — это документ, в котором сотрудник излагает обстоятельства произошедшего, затребованный работодателем согласно ч. 1 ст. 193 ТК РФ. Без письменных пояснений невозможно соблюсти процедуру наложения дисциплинарных взысканий и привлечь сотрудника к материальной ответственности.

Если самостоятельно не сможете составить, то на сайте обратитесь к юристу или адвокату, вам помогут

Добрый день. Ситуация неприятная, но вполне стандартная для служебных проверок. Ваша главная задача — в письменном пояснении четко, юридически грамотно и без эмоций показать три вещи:

Что состава правонарушения (как он описан в приказе) нет.

Что вы действовали строго в рамках законодательства и должностных обязанностей.

Что причинно-следственная связь между вашими действиями и негативными последствиями (если они были) отсутствует.

Ниже я приведу структуру ответа и примерный текст, который вы можете адаптировать под свою ситуацию.

Структура письменного пояснения

Вводная часть (дата, номер приказа, ФИО).

Указание на отсутствие нарушения (ссылка на приказ, где не зафиксирован факт невыполнения).

Описание ваших действий (как вы исполняли обязанности, со ссылками на нормативные акты, регламенты, должностную инструкцию).

Отсутствие вины (действовали правомерно, в пределах компетенции, без умысла и небрежности).

Заключение (просьба признать отсутствие нарушения).

Примерный текст пояснения

Руководителю (название подразделения/организации)

от [ваша должность, ФИО]

Письменное пояснение

по факту проведения служебной проверки на основании приказа № ___ от ..20__ г.

В связи с изданием приказа № ___ от ..20__ г. о проведении служебной проверки в отношении меня для установления обстоятельств дисциплинарного правонарушения в части исполнительской дисциплины по обеспечению порядка финансирования, сообщаю следующее.

В указанном приказе отсутствует указание на конкретный факт невыполнения мной требований исполнительской дисциплины. Мной в рамках исполнения должностных обязанностей нарушения не допускались.

Я осуществляла деятельность в строгом соответствии с требованиями действующего законодательства Российской Федерации, а именно:

[указать конкретные нормы: например, Федеральный закон № 44-ФЗ, Бюджетный кодекс РФ, внутренние локальные акты, должностная инструкция и т.д.];

[указать регламенты, приказы, которыми вы руководствовались].

В рассматриваемый период мной были выполнены следующие действия: [перечислить, что именно вы делали по порядку финансирования: направляли заявки, контролировали лимиты, соблюдали сроки и т.п.]. Все действия совершены в пределах моей компетенции, в установленные сроки и в порядке, предусмотренном нормативными документами.

Каких-либо нарушений исполнительской дисциплины, выразившихся в неисполнении или ненадлежащем исполнении возложенных на меня обязанностей, я не допускала. Доказательств обратного материалы служебной проверки на настоящий момент не содержат.

При таких обстоятельствах в моих действиях отсутствует событие и состав дисциплинарного правонарушения, предусмотренного ст. 192 Трудового кодекса РФ, а также отсутствует моя вина в форме умысла или неосторожности.

На основании изложенного, прошу:

Признать отсутствие в моих действиях нарушения исполнительской дисциплины.

Служебную проверку прекратить за отсутствием события дисциплинарного правонарушения.

Дата, подпись, расшифровка.

Важные советы

Не пишите «я не виновата, потому что…» с эмоциями. Пишите факты: «я действовала в соответствии с…», «сроки соблюдены», «документы оформлены надлежащим образом».

Если есть свидетели или документы, которые подтверждают вашу правоту, укажите на них: «Факт своевременного направления заявки подтверждается журналом регистрации исходящих документов (№ от …)».

Если в приказе о проверке не указано, в чем именно вас подозревают, обязательно отразите это в пояснении (как в примере выше: «в приказе отсутствует указание на конкретный факт невыполнения»). Это показывает, что вам не предоставили возможность защититься от конкретного обвинения.

Срок подачи пояснений. Обычно на это дается 2 рабочих дня (ст. 193 ТК РФ). Если вам не дали время — укажите, что пояснения предоставляете в кратчайший срок после ознакомления с приказом.

Сохраните копию пояснений с отметкой о входящем номере или направьте по электронной почте с уведомлением.

Если в ходе проверки у вас попросят дополнительные объяснения, отвечайте аналогично: спокойно, фактологично, со ссылками на нормы. Если вы чувствуете, что проверка носит предвзятый характер, и есть риск наказания (выговор, увольнение), имеет смысл на этом этапе проконсультироваться с юристом (профсоюзом, адвокатом), чтобы заранее подготовить позицию.

Удачи вам. Если нужна помощь в адаптации текста под ваши конкретные обстоятельства (ссылки на ваши внутренние документы), напишите, скорректируем.