Или может быть возможно мне понести наказание как сотруднице, а не юр. лицу?

Здравствуйте. работаю в строительной организации, принимаем по квоте иностранных работников, у нас это граждане Узбекистана, соответственно на каждого принятого или уволенного сдаем уведомления в УФМС, ИФНС и Департамент труда и занятости населения. К сожалению уведомления мы сдаем в соседний район, а не в своем городе, поэтому не всегда в срок можем это сделать. К тому же я отправляю нашего сотрудника, а не сама выезжаю. В декабре 2013 года было принято на работу три человека, я специалист отдела кадров совмещаю еще одну должность, в очередной раз сама не смогла выехать с уведомлениями, отправила нашего сотрудника, в департаменте труда новая сотрудница не приняла у него их. Соответственно сдать по новой мы смогли их только после праздников в январе. Миграционная служба приняла без проблем, не смотря на задержку, говорят лучше поздно чем совсем не уведомить, налоговая так же( отчитываемся на месте в своем городе). А в департаменте труда новая сотрудница решила передать наши уведомления юристам, так как сданы с задержкой. Штрафы огромные, за каждого сотрудника на юр. лицо от 400т.р до 800т.р. Скажите как дать объяснения чтобы состава административного нарушения не было и дело не передали в суд. Как можно всего этого избежать? Или может быть возможно мне понести наказание как сотруднице, а не юр. лицу?