Если можно подробно рассказать порядок действий, что бы налоговая не могла придраться.

В вашем вопросе также мало информации, чтобы полно ответить на него. Когда у вас возникла дебиторка? Поскольку, если до 1 января 2008 г. дебиторская задолженность не погашена, она подлежит включению налогоплательщиком в налоговую базу по НДС в первом налоговом периоде 2008 г.(ст.2 Закона № 119-ФЗ).

Согласно п.2 ст.266 НК РФ безнадежными долгами (долгами, нереальными ко взысканию) признаются те долги перед налогоплательщиком, по которым истек установленный срок исковой давности, а также те долги, по которым в соответствии с гражданским законодательством обязательство прекращено вследствие невозможности его исполнения, на основании акта государственного органа или ликвидации организации.

Если у вас имеются указанные основания, то задолженность может быть признана безнадежной и включена в состав внереализационных расходов.

Если вы хотите списать долг именно по причине истечения срока исковой давности, то следует учитывать, что по обязательствам, срок исполнения которых не определен либо определен моментом востребования, течение исковой давности начинается с момента, когда у кредитора возникает право предъявить требование об исполнении обязательства (п.2 ст.200 ГК РФ). Поэтому непонятно, предъявляли ли вы требования контрагенту об оплате? Право поставщика требовать оплату (по договору без указания срока оплаты) возникает после передачи товара покупателю (п.1 ст. 486 ГК РФ). Из этого и надо исходить при исчисления срока исковой давности. Кроме того, надо учитывать, что что течение срока исковой давности может прерываться (ст. 203 ГК РФ). Т.е надо учитывать, в том числе и письма покупателя о признании долга и т.п. документы и действия.

Как видите, материал ответа гораздо объемнее, чем можно его представить в режиме интернет-консультации.

С уважением,