И возможна ли такая ситуация, чтобы постановление пропало из администрации и кто за это в ответе?

В июне 1993 года на основании Постановления главы районной администрации в собственность трудового коллектива совхоза были переданы земельные доли. В этом списке числился мой дед. Свидетельства на право собственности выдавали в сентябре 1993 года, но на тот момент мой дед уже умер (август 1993 г.). Сложилась такая ситуация, что со списком долщиков никого из самих долщиков не ознакомили, поэтому мы до сегодняшнего дня и не знали, что деду что-то полагалось. Сейчас, узнав о том, что ему выделялась земельная доля, хотели вступить в наследство. Но! На запрос в администрацию об архивной выписки из постановления ответили, что постановления о приватизации земель данного совхоза у них нет, а постановление, на которое есть сылка в свидетельствах (тех кому их выдали), является постановлением о переименовании совхоза и отношения к земле не имеет. !? В роснедвижимости сохранился лишь список дольщиков в виде списка, сформированного внутрихозяйственной комиссией по приватизации земель совхоза. Вопрос: Как нам вступить в наследство? Какие документы и где запросить? Кто является ответчиком, если подавать в суд? И возможна ли такая ситуация, чтобы постановление пропало из администрации и кто за это в ответе?