Подскажите пожалуйста как быть и где искать документы.Ситуация в следующим.

Добрый день! Подскажите пожалуйста как быть и где искать документы.Ситуация в следующим. Подруга живет в общежитии в однокомнатной квартире.В 2005 году ей т.к стояла на расширение отдают после обращения в жил.отдел комнату бутовку находящуюся за стеной.По договоренности с жил.отделом организация обслуживающая общежитие меняет в комнате окно.Утепляет стену.т.к угловая.И устанавливает батарею.Весь остальной ремонт она делает сама.После ремонта сделанного рабочими обслуживающей организации была комиссия в составе заведующей обслуживающей организации их мастер и их юрист. Акт подписывала и подруга но ей не был выдан он на руки.А так же с ее квартиры была пробита дверь в эту комнату там где показала заведующая организации.В ордер который у подруге на руках внесли площадь этой комнаты пример (40 кв.м + 13.9 кв.м). В ордере стоит печать и роспись на тот момент заведующей городским жил.отделом.Все это время подруга жила и платила за 2х комнатную квартиру.Два года назад общежитию присвоили статус жилого дома.И теперь платить за жилье надо в жэке а обслуживает как и раньше та организация где этот дом числился общежитием.Теперь подруга решила приватизировать.Обратилась в бти за тех.паспортом но ей отказали т.к перепланировка получается( прорубленная дверь).И жилищный отдел не может найти документы на эту комнату (кем и когда она была отдана в жилое подруге).Не могут так же найти документы на работы выполненые в этой комнате обслуживающей организацией.Пока жила столько лет и платила всех устраивало как только решила приватизировать исчезли документы на комнату.Подскажите как быть и где искать документы раз в жилищном отделе они не могут их найти.