Как вернуть деньги за непоставленное оборудование - нюансы взаимодействия с поставщиком.

Такая ситуация. Наша клиника (ООО) оплатила по счету оборудование. После оплаты выяснилось, что у поставщика часть товара отсуствует и ожидать ее нужно 4 месяца (менеджеры об этом в устной беседе не предупреждали, но в счете это обстоятельство помечено убористым шрифтом). Нам поставили имеющееся в наличии оборудование. Деньги за непоставленные товары мы попросили вернуть, в чем было отказано. Мы отправили заказными письмами две претензии (директору и менеджеру проекта) (поставщик находится в другом городе), уведомления о вручении претензий есть. На претензии поставщик тоже никак не отреагировал. Сейчас, по прошествии 4 месяцев, сообщают, что оборудование появилось в наличии и требуют его забрать. Мы за это время уже приобрели другое, аналогичное оборудование. Договора о поставке нет, есть только счет. Оборудование не уникальное, т.е. специально "под заказ" его не изготавливали (это медицинские кровати и матрацы)

Как сейчас поступить? Есть ли шанс вернуть деньги? Или без вариантов забирать ненужное теперь оборудование. Если есть шанс, то какова последовательность действий? Куда подавать иск (по нахождению ответчика или истца)? Какова технология возврата денег?

Спасибо заранее.