Как правильно изменить условия трудового договора по инициативе работодателя в соответствии с ч. 1 ст. 74 ТК РФ?

Как правильно изменить условия трудового договора по инициативе работодателя в соответствии с ч. 1 ст. 74 ТК РФ. На нашем предприятии в настоящее время работники (уборщики служебных помещений) работают по 4-сменному графику работы (по 2 работника в смену). График работы утвержден на год (продолжительность смены 22 часа). В связи с тем, что в ночную смену достаточно выводить одного работника (в ночную смену мало объемов выполняемых работ и практически спят работники) руководитель хочет оставить работать по сменному графику по одному человеку и изменить график работы с продолжительностью смены с 22 часов на 11 часов, а остальных 4-х работников перевести на пятидневку. Вопрос: 1. Как правильно документально оформить факт изменения организационных условий труда (нужно ли делать фотографию рабочего дня с тем, что в ночную смену достаточно работы на одного работника)? 2. Как правильно уведомить работников об изменении сменного графика (нужно ли отменить старый график и утвердить новый, которые остаются работать в смену) за месяц до введения нового графика в соответствии со ст. 103 ТК РФ или за 2 месяца в соответствии с ч. 2 ст. 74 РФ (в трудовом договоре указано, что работник работает по сменному графику № 12)?