Не представила объяснительную по требованию директора - что делать в такой ситуации?

Вышестоящий работник написал докладную директору по поводу проставления нескольких галочек в учебном журнале, т.е. использование карандаша. За это в докладной мне просят объявить выговор. Копию докладной этот вышестоящий работник мне отдал. Я в тот же день написала служебную записка на имя руководителя (на тот день руководитель не запрашивал объяснительную) и начальник отдела кадров обещал меня проинформировать по телефону о судьбе моей служебной, причем я сразу сказала, что если нужно будет представить именно объяснительную, готова ее представить по первому требованию. Через неделю тот работник, который изначально писал докладную, вручил мне уже подписанный тремя работниками акт (с этими работниками я вообще не пересекаюсь, не взаимодействую, почти не знаю), что я не представила объяснительную. Позвонив начальнику отдела кадров я узнала, что было направленной требование об объяснительной по электронной почте на наше отделение колледжа. Но у меня как рядового работника нет доступа к этой почте, секретарь, выше стоящий работник меня не известили о требовании работодателя, но составили акт, что объяснительную я не представила, а как можно было узнать о требовании директора и что теперь делать?