Неправильно указан отпускной период в учетных документах - как восстановить правильные данные

Дело в том, что мне неизвестно когда была допущена ошибка в определении периодов. Так помимо основного отпуска у нас предоставляют дополнительный отпуск за вредность. Я знаю, что за вредность отпуск должны предоставлять каждый раз добавляя дни за фактически отработанное время присоединяя эти дни к основному отпуску. Но у нас на работе установлен другой порядок-сначала нам предоставляют основной отпуск, а потом две недели дополнительного. Видимо в министерстве узрели перерасход средств, который естественно возник при таком раскладе. На сегодняшний день такая ситуация. У меня оставалось 14 дней отпуска за вредность. Отдел кадров, именно из-за недоразумения с отпускными периодами вдруг заявила, что у меня только 9 с хвостиеом дней за вредность. И это недоразумение возникло именно из-за ошибки в определении отпускного периода. Наша отдел кадров вообще ранее объясняла нам, что отпускной период это время в течении, которого мы должны использовать отпуск. Сейчас разобравшись я понимаю, что отпускной период это время работы за которое предоставляется отпуск. Если я напишу заявление о предоставлении отпуска за истекший период, но я не знаю за какой, как вы дкмаете им придется искать за какой период они мне не предоставили отпуск или мне самой надо искать где была допущена ошибкп? Спасибо.