Каким образом можно оформить использование личного автомобиля в служебных целях генеральным директором?

Лучше сделать в соответствии с нижеуказанным документом. Где приказ - добавить согласование представителя учредителя (ей).

Но если арендовать - в принципе можно, для упрощения автомобиль можно переоформить на иное лицо, с которым и будет заключаться договор. В крайнем случае можно оформить договор, в котором организацию будет представлять иное лицо (по доверенности). Не очень корректно, но используется такой способ.

"Компенсации за использование личных легковых автомобилей

для служебных поездок

Затраты на компенсацию за использование личных легковых автомобилей для служебных поездок включаются в себестоимость продукции (работ, услуг) в составе затрат, связанных с управлением производством. Для целей налогообложения эти затраты принимаются только в пределах норм, установленных законодательством.

Согласно постановлению Правительства Российской Федерации от 8.02.02 г. N 92 "Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией" применяются следующие нормы компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя:

до 2 000 см3 включительно - 1 200 руб. в месяц;

свыше 2 000 см3 - 1 500 руб. в месяц.

Таким образом, величина допустимых расходов зависит от рабочего объема двигателя автомобиля, а не от его марки. Следовательно, при исчислении налога на прибыль организации могут учитывать компенсации и владельцам иномарок. Для мотоциклов компенсации не предусмотрено.

Условия и порядок выплаты компенсаций за использование личных автомобилей в служебных целях установлены письмом Минфина России от 21.07.92 г. N 57 "Об условиях выплаты компенсации работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок" (зарегистрировано в Минюсте России 22.07.92 г. N 13). Выплата компенсации производится в случае, если работа работников по роду производственной (служебной) деятельности связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с их должностными обязанностями.

Для получения компенсации работник должен представить в бухгалтерию организации личное заявление; копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке; копию доверенности, заверенную в установленном порядке при использовании легкового автомобиля по доверенности собственника.

Работнику, использующему личный легковой автомобиль для служебных поездок по доверенности собственника автомобиля, компенсация выплачивается в том же порядке, в каком выплачивается компенсация работнику, являющемуся собственником автомобиля.

Основанием для выплаты компенсации работнику является приказ руководителя организации, в котором предусматриваются размеры этой компенсации в зависимости от интенсивности использования автомобиля для служебных поездок.

Приказ

N___ "____" _________ 2002 года

Об установлении размера и выплате компенсации

за использование личного легкового автомобиля с рабочим

объемом двигателя _____ куб. см в служебных целях

В связи с тем, что работа __________________________________________

(указать должность)

по роду производственной деятельности связана с постоянными служебными

разъездами в соответствии с его должностными обязанностями, для этих

целей используется личный легковой автомобиль с рабочим объемом двигателя

______ куб. см.

Приказываю:

1. Ежемесячно начиная с "__" _______ 2002 года выплачивать

_________________________________________________________________________

(фамилия, имя, отчество сотрудника)

компенсацию за использование личного легкового автомобиля для служебных

поездок по нормам, предусмотренным законодательством Российской

Федерации, установленным для легкового автомобиля с рабочим объемом

двигателя ____ куб. см в размере ______ рублей в месяц.

2. Дополнительно компенсировать расходы на содержание легкового

автомобиля в сумме ______ рублей в месяц.

Руководитель организации _______________

(подпись)

Изменение размера компенсации (в случаях изменения законодательных норм, смены автомобиля и т.п.) должно быть также отражено в приказе руководителя организации.

Приказ

N ___ "___" _______ 2002 года

Об изменении размера компенсации за использование

личного легкового автомобиля в служебных целях

В связи с _______________ (указать причину изменения размера

компенсации)

Приказываю:

1. Начиная с "___" _______ 2002 года изменить

_________________________________________________________________________

(фамилия, имя, отчество сотрудника)

размер компенсации за использование личного легкового автомобиля для

служебных поездок.

2. Размер ежемесячной компенсации составит _________ рублей.

Руководитель организации ________________

(подпись)

В письме Минфина России от 21.07.92 г. N 57 утверждается, что в размерах компенсации, предоставляемой работнику, учитывается возмещение затрат по эксплуатации используемого для служебных поездок личного легкового автомобиля (сумма износа, затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт). Понятно, что с учетом современных цен установленные нормы компенсации могут компенсировать всего лишь незначительную часть реальных расходов работника, связанных с использованием личного автомобиля для служебных поездок. В связи с этим руководители организаций в своих организационно-распорядительных документах должны предусматривать реальные суммы возмещения, однако при этом необходимо помнить, что сумма превышения реальных затрат над установленными нормами не должна учитываться для целей налогообложения.

В налоговом учете превышение размера компенсации должно найти отражение в соответствующем регистре.

За время нахождения работника в отпуске, командировке, его невыхода на работу вследствие временной нетрудоспособности, а также по другим причинам (ремонт автомобиля и др.), когда личный автомобиль не используется, выплата компенсации не производится. Компенсация выплачивается один раз в месяц независимо от количества календарных дней в месяце. Компенсационные выплаты за использование в служебных поездках личных легковых автомобилей, произведенные в пределах установленных норм, в совокупный доход для обложения налогом на доходы физических лиц не включаются (п.3 ст.217 НК РФ и раздел III Методических рекомендаций налоговым органам о порядке применения главы 23 "Налог на доходы физических лиц" части второй НК РФ, утвержденных приказом МНС России от 29.11.2000 г. N БГ-3-08/415, с изменениями и дополнениями от 5.03.01 г.).

Для целей бухгалтерского учета расходы на компенсацию за использование личных легковых автомобилей в служебных целях на основании пп.5 и 7 положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утвержденного приказом Минфина России от 6.05.99 г. N 33н, признаются расходами по обычным видам деятельности в сумме фактически произведенных затрат и отражаются по дебету счетов 20 "Основное производство", 26 "Общехозяйственные расходы", 44 "Расходы на продажу".

Суммы выплачиваемых компенсаций за использование личных автомобилей в служебных целях сверх установленных нормативов учитываются при налогообложении физических лиц.

Пример. В январе 2002 г. работник использовал для служебных поездок личный легковой автомобиль, рабочий объем двигателя которого равен 2 000 см3. Работнику в январе 2002 г. была выплачена компенсация в сумме 2 500 руб.

В бухгалтерском учете сделаны следующие записи:

Дебет 26, Кредит 70 - 2 500 руб. - начислена компенсация за использование автомобиля,

Дебет 26, Кредит 69 - 462,8 руб. - начислены ЕСН, взносы в ПФР со сверхнормативной суммы компенсации;

Дебет 70, Кредит 68 - 169 руб. - удержан налог на доходы физических лиц со сверхнормативной суммы компенсации,

Дебет 70, Кредит 50 - 2 500 руб. - отражена выдача компенсации из кассы.

Т. Панченко,

аудитор

"Финансовая газета", N 45, ноябрь 2002 г".