Сотрудникам приходится писать задним числом заявления на свой страх и риск - как правильно оформить уведомление о подтверждении отправки заявлений с личного мейла?

Обращайтесь к юристу в личные сообщения.

Добрый день. Можете не опасаться. Все такие заявления действительны только при наличии усиленной квалифицированной электронной подписи или если Вы направляете подписанный Вами скан документа.

Если жы Вы все же чего-то опасаетесь, вот Вам образец уведомления, который я советую Вам направить с обоих адресов электронной почты, а также в 2-х экземплярах на бумажном носителе по Почте России заказным письмом с уведомлением.

Генеральному директору

/наименование организации/

/ФИО/

от /ФИО и должность работника/

Уведомление

Настоящим уведомлением прошу Вас считать юридически значимыми только документы, связанные с работой, на подписание которых я имею соответствующие полномочия, направленные исключительно с электронного адреса /ваш e-mai/ либо с помощью АО "Почта России",

Число /подпись/ФИО.

"Трудовой кодекс Российской Федерации" от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 16.12.2019)

ТК РФ Статья 312.1. Общие положения

Дистанционной работой является выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети "Интернет".

Дистанционными работниками считаются лица, заключившие трудовой договор о дистанционной работе.

На дистанционных работников распространяется действие трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, с учетом особенностей, установленных настоящей главой.

В случае, если настоящей главой предусмотрено взаимодействие дистанционного работника или лица, поступающего на дистанционную работу, и работодателя путем обмена электронными документами, используются усиленные квалифицированные электронные подписи дистанционного работника или лица, поступающего на дистанционную работу, и работодателя в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации. Каждая из сторон указанного обмена обязана направлять в форме электронного документа подтверждение получения электронного документа от другой стороны в срок, определенный трудовым договором о дистанционной работе.

В случаях, если в соответствии с настоящим Кодексом работник должен быть ознакомлен в письменной форме, в том числе под роспись, с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью, приказами (распоряжениями) работодателя, уведомлениями, требованиями и иными документами, дистанционный работник может быть ознакомлен с ними путем обмена электронными документами между работодателем и дистанционным работником.

В случаях, если в соответствии с настоящим Кодексом работник вправе или обязан обратиться к работодателю с заявлением, предоставить работодателю объяснения либо другую информацию, дистанционный работник может сделать это в форме электронного документа.

Для предоставления обязательного страхового обеспечения по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством дистанционный работник направляет работодателю оригиналы документов, предусмотренных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, по почте заказным письмом с уведомлением.

При подаче дистанционным работником заявления о выдаче заверенных надлежащим образом копий документов, связанных с работой (статья 62 настоящего Кодекса), работодатель не позднее трех рабочих дней со дня подачи указанного заявления обязан направить дистанционному работнику эти копии по почте заказным письмом с уведомлением или, если это указано в заявлении, в форме электронного документа.

Заявления отправляйте лучше почтовым отправлением. ВСе что у вас происходит, это незаконно.

Людмила, если Вы так опасаетесь, что кто-то от Вашего имени что-то пошлет не то, пошлите им телеграмму с заверенным телеграфом текстом, того содержания, как Вы считаете нужным. В адрес компании.