Как договориться без суда?

В мае месяце, в арендуемом помещении произошел затоп фикальными водами помещения склада (не по нашей вине) Есть все документы подтверждающие факт. Пострадала мебель и другим материальны ценности (в виде производственных запасов). Данный факт, с перечислением пострадавшего имущества, подписан 2 сторонами (арендатор и арендодатель). Сейчас мы решили предложить Арендодателю в добровольном порядке возместить причиненный нам ущерб, но получили отказ с объяснением, что мебель была не новая, а материалы надо было хранить у потолка. (цену мебели мы предложили взять из комиссионного магазина на сегодняшний день или предоставить равноценную). Разговор пока был устный. Так же мы понесли косвенные затраты на то, что бы привести в порядок и промыть белизной то что, можно было вынести (затопило частично или лежало в чемоданах -электро инструмент). Так же был заключен договор на оказание услуг по ликвидации последствий затопа и переезда складского оборудования. Подскажите пожалуйста как мне составить письмо о до судебном решении данного вопроса и взыскании суммы причиненного ущерба? Спасибо. В какой форме пишется (письмо, претензия или другой документ)? И как доказать цену испорченного имущества (искать старые чеки или по прайсам магазинов на сегодняшний день)