Как избавиться от головной боли с документооборотом клиентов и упростить отчетность - опыт поставщика.

В соответствии с ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.

В силу норм ст. 313 НК РФ первичные учетные документы являются подтверждением данных налогового учета.

В соответствии с п. 4 ПБУ 1/2008 "Учетная политика организации" (ПБУ 1/2008) утверждаются, в частности:

- формы первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, а также документов для внутренней бухгалтерской отчетности;

- правила документооборота и технология обработки учетной информации.

Если учетной политикой вашей компании прямо прописано использование УПД, товарных накладных и товарно-транспортных накладных для оформления каждого факта продажи товаров в розницу физлицам, то Ваша организация не вправе отказаться от их использования до окончания отчетного года, на который принята учетная политика. При этом в силу п. 12 ПБУ 1/2008 произвести соответствующие изменения в учетной политике организация сможет только с начала нового отчетного года.

В силу ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

Соответственно, если товарная накладная, товарно-транспортная накладная и УПД используются в организации для оформления операции по отгрузке товара, однозначно говорить об отсутствии необходимости возврата этих документов от покупателя нельзя

Форма ТОРГ-12 применяется для оформления продажи (отпуска) ТМЦ сторонней организации. Составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в организации, сдающей ТМЦ, и является основанием для их списания. Следовательно, поскольку физлицо-покупатель организацией не является, ТОРГ-12 может не составляться. Однако если такой документ используется организацией в документообороте с физлицами, налоговые органы вполне могут указать на отсутствие подписи покупателя с целью исключить стоимость списанного товара при налогообложении. Аналогичная логика может быть использована контролерами и в отношении ТТН и УПД.

Вместе с тем Минфин России обращает внимание, что нормами гл. 30 "Купля-продажа" ГК РФ обязательное оформление первичных документов (накладных, счетов и счетов-фактур) при реализации товаров по договорам розничной купли-продажи не предусмотрено (письма Минфина России от 08.06.2007 N 03-11-04/3/212, от 14.05.2007 N 03-11-05/104, от 25.04.2007 N 03-11-04/3/131).

На основании п. 249 Методических указаний по бухгалтерскому учету МПЗ, утвержденных приказом Минфина России от 28.12.2001 N 119 н, организации, осуществляющие торговую деятельность, могут отражать продажу и списание готовой продукции и товаров на основании товарных отчетов.

Форма товарного отчета установлена приложением 5 к Методическим указаниям. Пояснения по составлению товарного отчета предусматривают, в частности, следующее:

- товарный отчет составляется заведующим магазином, продавцом или иным материально ответственным лицом в двух экземплярах;

- товарные отчеты составляются за периоды, установленные в данной организации. Такие периоды, как правило, не должны превышать один календарный месяц;

- товарный отчет с приходными и расходными товарными и денежными документами представляется бухгалтерской службе организации в установленные сроки. Бухгалтер проверяет и принимает отчет и делает об этом отметки на обоих экземплярах отчета. Первый экземпляр отчета с документами остается в бухгалтерской службе, второй экземпляр возвращается материально ответственному лицу;

- бухгалтерская служба организации или отдел торговли в разделе "А" товарного отчета заполняет графы "По фактической себестоимости" - по готовой продукции и товарам, после чего данные товарного отчета проводятся по бухгалтерскому учету.

Соответственно, при осуществлении розничной торговли списание товаров в бухгалтерском и налоговом учете возможно без наличия документов, подтверждающих фактическое получение товаров покупателем - физлицом (документов, содержащих подпись физлица).

В письме Минфина России от 15.06.2015 N 03-07-14/34405 (смотрите также письма Минфина России от 01.04.2014 N 03-07-09/14382, от 03.11.2011 N 03-07-09/37, от 25.05.2011 N 03-07-09/14) сообщается, что счета-фактуры по товарам, оплаченным физлицами в безналичном порядке, возможно выписывать в одном экземпляре. При этом отмечается, что в книге продаж может регистрироваться бухгалтерская справка-расчет, содержащая суммарные (сводные) данные по указанным операциям, совершенным в течение календарного месяца (квартала).

В некоторых письмах Минфина России также сообщается о возможности (без акцента на наличную или безналичную форму расчета) составлять бухгалтерскую справку-расчет или сводный документ, содержащий суммарные (сводные) данные по соответствующим операциям, совершенным в течение определенного периода (день, месяц, квартал), в случае реализации физлицам товаров (работ, услуг) (письма Минфина России от 13.11.2015 N 03-07-09/65748, от 19.10.2015 N 03-07-09/59679).

Универсальный передаточный документ (УПД) является документом, разработанным ФНС России на основе формы счета-фактуры. Форма УПД носит рекомендательный характер (письмо ФНС России от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@, смотрите также письмо Минфина России от 07.10.2013 N 03-07-15/41644).

С учетом изложенного выше можно, что по проданным физлицам товарам организация может составлять, например, сводный документ (бухгалтерскую справку-расчет, сводный счет-фактуру, составленный в одном экземпляре за определенный период времени в пределах налогового периода по НДС (день, неделя, месяц, квартал), сводный УПД (письма Минфина России от 20.06.2014 N 03-07-09/29630, от 08.02.2016 N 03-07-09/6171).

Доброе утро Кирилл

Никак не сделайте, чтобы исключить получение упд от покупателя, так как вы обязаны предоставлять отчёт о своей хозяйственной деятельности оформленной первичной документацией

То есть на руках у исполнителя (поставщика) в обязательном порядке должен быть, подписанный заказчиком, экземпляр УПД.

При этом, если не будет первичных документов (накладной ТОРГ-12, УПД или товаросопроводительных документов, которые бы подтвердили факт получения товара), подписанных покупателем, взыскать долг и штрафы с него будет сложно

Конечно о том о чем вы указали про СИД, намного бы вам упростило задачу по документообороту

В Федеральном законе "О бухгалтерском учете" от 06.12.2011 N 402-ФЗ в статье 9 четко прописано, что каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Документ должен содержать наименование должности лица, совершившего сделку, операцию и ответственного за ее оформление, а также подписи лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

В статье 120 НК РФ устанавливается ответственность за грубое нарушение правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения. Таковым нарушением является и отсутствие первичных документов, и это влечет за собой взыскание штрафа от 10 000 до 30 000 рублей.

Если же нарушение повлекло за собой занижение налоговой базы, тогда штраф составит 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей.

УПД - Универсальный передаточный документ. Не обязательна к применению.

У вас есть договор перевозки с Транспортной компанией.

Понимаю, что вопрос скорее бухгалтерский, чем чисто юридический.

Но зачем вообще заморачиваться. Всё гораздо проще.

Ваши обязательства по поставке товара должны отражаться в самом договоре поставки (ст.506 ГК).

Когда обязательства считаются выполненными.

В том числе и условия доставки. Т.е. когда считается товар доставленным.

С момента отгрузки Транспортной компании или с момента доставки транспортной компанией Покупателю.

Если с момента отгрузки Грузополучателю, получая ТТН, то Ваши обязательства выполнены.

Если определена в договоре Ваша доставка до Получателя груза, то догововаривайтесь с Транспортной компанией о получении обратно УПД с подписью Покупателя.

Хотел бы уточнить что наша компания продает только юр.лицами.

Хотел бы уточнить что наша компания продает только юр.лицами.