Как заполнять табель при отсутствии работника из-за участия в гражданском деле без заявления на отпуск?

Трудовое законодательство не регламентирует порядок освобождения работника от работы в целях его участия в качестве истца в судебном заседании. Как правило, вопрос об освобождении от работы без оплаты в случаях, не предусмотренных ТК РФ, решается сторонами путем предоставления отпуска без сохранения заработной.

Однако в вашем случае работник не обращался к работодателю с соответствующим заявлением, и поставил в известность работодателя о причине своего отсутствия постфактум. В такой ситуации оформление отпуска без сохранения заработной платы уже не возможно, решение о том, нарушил ли работник трудовую дисциплину, отсутствуя на работе без предупреждения, работодатель принимает на свое усмотрение.

Трудовым законодательством не установлена презумпция уважительности причины отсутствия работника на работе, поэтому доказать данное обстоятельство является обязанностью работника (смотрите, например, определение Пермского краевого суда от 06.04.2015 N 33-3262/2015). Нормативные правовые акты не содержат исчерпывающего перечня уважительных причин отсутствия работника на работе. Кроме случаев, когда уважительность причины отсутствия работника на работе является совершенно очевидной (ст. 80, 183, 142 ТК РФ), в большинстве случаев это понятие носит оценочный характер, соответственно, в каждом таком случае работодателю необходимо самостоятельно оценить "уважительность" той или иной причины.

Полагаю, что в целях выяснения причины отсутствия работника на работе работодателю следует взять с работника письменное объяснение

Специальных отметок для обозначения в табеле времени отсутствия работника по уважительным причинам не предусмотрено.