Обязательно ли указывать должность в документах при электронном документообороте с контрагентом-государственной организацией?

Раз есть требование в п. 2 ст. 9 ФЗ-402, то надо их соблюдать!

Требуйте и не подписывайтесь без указания должности подписанта.

Наименование должностей лиц, которые отвечают за совершение хозяйственной операции и правильность ее документов, входит в число обязательных реквизитов первичного документа (п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ). Исключений для электронных документов нет. Поэтому отсутствие должности лица, подписавшего первичный документ, может привести к спорам с налоговыми органами. Ведь формально требования к составлению первичного документа будут нарушены.

Суды относят ошибки (отсутствие) должности в первичных документах (накладных, актах и пр.) к незначительным и принимают документы. Если факты отгрузки и приемки товаров подтверждены, покупатель вправе учесть их стоимость в налоговом учете и принять «входной» НДС к вычету (постановления ФАС Поволжского от 22.05.12 № А55-5626/2010 и от 22.05.07 № А12-16921/06, Восточно-Сибирского от 22.09.11 № А58-6676/2010 и Московского от 14.09.11 № А40-123143/10-116-503 округов).

Вместе с этим само наличие судебной практики говорит о том, что принимать такие документы к учету рискованно. Первичный документ от имени компании вправе подписать внештатный специалист, например подрядчик, но рядом с его автографом все равно надо поставить название должности. Этот вывод следует из письма Минфина России от 10.09.13 № 07-01-06/37273 (ответ на частный запрос)

Согласно действующему законодательству, вопрос наличия должности в документах при электронном документообороте требует детального рассмотрения.

1. Согласно п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", должность является обязательным реквизитом первичного учетного документа.

2. Вместе с тем, в соответствии с п. 1 ст. 9 данного закона, обязательными реквизитами первичного документа являются те, что установлены в соответствии с законодательством РФ.

3. Правила организации электронного документооборота, установленные Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137, также не содержат прямого требования об обязательном указании должности подписанта.

Таким образом, с формальной точки зрения, отсутствие должности в электронном документе, подписанном уполномоченным лицом контрагента-государственной организации, не является нарушением законодательства.

Однако, во избежание возможных претензий со стороны налоговых органов, рекомендуется:

1. Запросить у контрагента документы, подтверждающие полномочия лица, подписывающего документы (например, доверенность).

2. При возможности, получить от контрагента документы с указанием должности подписанта.

В ЭЦП должность и ФИО указаны

Уважаемая Ирина, добрый день!

Если по существу:

Ваши требования к контрагенту обоснованны.

В соответствии с ч. 2 п. 6 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ (ред. от 12.12.2023) "О бухгалтерском учете", обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

наименование документа;

дата составления документа;

наименование экономического субъекта, составившего документ;

содержание факта хозяйственной жизни;

величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события.

Таким образом, отсутствие наименования должности подписанта в первичном учетном документе является нарушением требований Закона N 402-ФЗ. Это может привести к признанию документа недействительным, что, в свою очередь, может повлечь за собой негативные налоговые последствия, такие как доначисление налога на прибыль, пени и штрафы.

С учетом вышеизложенного, Ваши требования к контрагенту о переделке документов и указании должности подписанта являются обоснованными и соответствуют законодательству РФ

_____

С уважением, Дарья Алексеевна

Согласно статье 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", обязательным реквизитом первичного учетного документа является должность лица, составившего документ. Таким образом, отсутствие должности в документе является нарушением требований законодательства.

Налоговые органы могут оспорить правомерность принятия документов без обязательного реквизита "должность" и, соответственно, признать расходы необоснованными и доначислить налог на прибыль, а также применить штрафные санкции.

В данной ситуации вы обоснованно требуете от контрагента (государственной организации) переоформить документы с указанием должности лица, подписавшего акт. Отсутствие такого реквизита создает риски, связанные с возможными налоговыми доначислениями.

Здравствуйте Ирина!

В данном случае, с правовой точки зрения в целом реквизиты сделки должны содержать наименование должности в силу п.2 п.6 ст.9 ФЗ от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Таким образом, с юридической точки зрения Вы законно требуете от контрагента переделать документы и поставить должность.

*При необходимости можете обратиться к любому из юристов портала для содействия, защиты и подготовке правовых документов (ст.779 ГК РФ "оказание юр.услуг").

Всего доброго Вам!

Рад был помочь!