Возмещение расходов на командировочное жилье - как и что нужно сделать

Особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются Положением «Об особенностях направления работников в служебные командировки», утвержденным Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008г. №749.

В соответствии с требованиями статьи 168 Трудового кодекса, в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

расходы на проезд до места назначения и обратно;

расходы по найму жилого помещения;

суточные - дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства;

иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Кроме вышеперечисленных, к командировочным расходам относятся:

расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок,

расходы на провоз багажа,

расходы по оплате услуг связи,

расходы по получению и регистрации служебного заграничного паспорта, виз, других выездных документов,

сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта,

расходы на оформление обязательной медицинской страховки,

расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту,

сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы,

иные обязательные платежи и сборы.

В соответствии с п.24 Постановления №749, возмещение иных расходов, связанных с командировками в случаях, порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом, осуществляется при представлении документов, подтверждающих эти расходы.

Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней (п.26 Постановления №749):

авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах, а так же - произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы.

К авансовому отчету прилагаются оформленные надлежащим образом следующие документы:

командировочное удостоверение,

о найме жилого помещения,

подтверждающие расходы на проезд (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей),

об иных расходах, связанных с командировкой;

отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной формы.

Соответственно найм жилого помещения может быть подтвержден квитанцией, договором о найме помещения, однако более конкретный перечень документов должен быть предусмотрен локальным актом работодателя, например положением о командировках или учетной политикой