Утрата трудовых книжек

Question

Здравствуйте! Просим сориентировать по действиям в случае утраты нескольких трудовых книжек в организации. Перед ответственным за кадровый документооборот, стоят следующие вопросы: 
1. Верно ли, что в свете существующего законодательства бумажные бланки трудовых книжек используются при оформлении гражданам пенсии только в справочных целях, а основанием для данных по стажу являются, прежде всего, сведения из электронных баз данных профильных ведомств? 
2. В распоряжении имеются копии трудовых, заверенные должным образом в нашей организации – возможно ли оформление дубликатов на основании сведений из этих документов? 
3. Нужно ли, в принципе, оформлять дубликаты ТК, при отсутствии расхождений сведений в копиях трудовых с данными в выписках из инд. лицевого счета, а также справках СТД-СФР, учитывая, что 2027 год объявлен сроком окончания перехода на электронные трудовые книжки, а работникам, чьи документы утеряны, до выхода на пенсию более десяти лет?

Богданова Татьяна Михайловна · Accepted Answer

1. Это так, если в ваших индивидуальных сведениях ( в лицевом счете) все периоды работы отражены верно. 
2. Копии в СФР принимаются только при наличии нотариального заверения этих копий.
3. Дубликат трудовой книжки вам ничем не поможет. Следует запрашивать справки о стаже  во всех организациях за периоды до 2002 года. Когда вы принесете дубликат трудовой книжки в СФР,там запросят справки о стаже всё равно.

Алекс И.И. · Answer

Ситуация с утратой трудовых книжек требует последовательных действий в рамках действующего законодательства. Рассмотрим ваши вопросы по порядку: 1. **Роль бумажных трудовых книжек при оформлении пенсии.** Вы правы в том, что с 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). Основным источником сведений о трудовом стаже для Пенсионного фонда России (ПФР) являются данные, передаваемые работодателями в электронном виде. Однако бумажные трудовые книжки (как действующие, так и архивные) сохраняют юридическую силу и могут использоваться в справочных целях, особенно для подтверждения стажа за периоды до введения ЭТК или при выявлении расхождений в данных. Полный отказ от бумажных носителей планируется, но на данный момент они остаются значимым документом. 2. **Восстановление дубликатов на основании заверенных копий.** Да, это возможно и является стандартной процедурой. Согласно законодательству (в частности, Постановлению Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»), при утрате трудовой книжки работодатель обязан выдать работнику дубликат. Для этого: - На основании имеющихся у вас заверенных копий (или иных документов, подтверждающих стаж: приказов, выписок из лицевых счетов и т.д.) вы заполняете дубликат трудовой книжки. - В дубликате воспроизводится вся информация, которая была в утраченном документе, за исключением записей, признанных недействительными. - На титульном листе дубликата ставится отметка «Дубликат». - Процедура проводится для каждого сотрудника, чья книжка утрачена. Важно действовать оперативно, чтобы минимизировать риски для работников. 3. **Необходимость оформления дубликатов при наличии электронных данных.** Несмотря на переход к ЭТК, оформление дубликатов **обязательно** по нескольким причинам: - Законодательство прямо обязывает работодателя выдать дубликат при утрате трудовой книжки (ст. 65 ТК РФ). Отсутствие дубликата может быть расценено как нарушение трудовых прав сотрудников. - Даже при совпадении данных в копиях и электронных выписках (СТД-СФР), бумажный дубликат служит физическим подтверждением стажа, который может потребоваться сотруднику до 2027 года (например, при устройстве на новую работу, получении кредита, оформлении льгот). - Срок полного перехода на ЭТК (2027 год) не отменяет текущих обязанностей работодателя. Кроме того, у сотрудников до выхода на пенсию более 10 лет — за это время могут возникнуть ситуации, где потребуется бумажный документ. - Наличие дубликата также защищает организацию от потенциальных претензий или судебных споров со стороны сотрудников в будущем. **Краткое резюме и рекомендации:** - Немедленно приступите к оформлению дубликатов трудовых книжек на основании имеющихся заверенных копий и других документов. - Уведомите сотрудников о ситуации и выдайте им дубликаты под подпись. - Проверьте и усилите систему хранения кадровых документов (включая электронные архивы) во избежание повторных инцидентов. - Учитывайте, что ответственность за утерю документов может повлечь дисциплинарные взыскания к виновным лицам. Учитывая специфику кадрового делопроизводства и возможные нюансы (например, если копии неполные или есть спорные записи), **рекомендуется обратиться к юристу, специализирующемуся на трудовом праве, для консультации по процедуре восстановления и минимизации правовых рисков для организации.**

Утрата трудовых книжек

Статьи законодательства, упомянутые юристами в ответах:

Трудовой кодекс Российской Федерации (ред. от 29.12.2025, с изм. от 06.02.2026)

Юридические услуги в Москва

Похожие вопросы

Проблемы с работодателем - мошенничество, утрата трудовой книжки и утрата рабочего стажа

Незаконные действия работодателя - удаленная работа без трудового договора, утрата трудовой книжки.

Как правильно рассчитать больничный в случае наличия двух трудовых книжек у работника?

Утрата трудовой книжки и личного дела - Как привлечь к ответственности за утрату документов предприятия

Отказ в оплате больничного листа и утрата трудовой книжки - моя история после трехлетнего стажа

Утрата трудовой книжки самим гражданином (РФ) . С чего начать?

Утрата трудовой книжки при формировании пенсии - последствия и возможные риски

Как поступить, если по вине работодателя произошла утрата трудовой книжки?

Ситуация с декретным отпуском и утрата трудовой книжки - как защитить себя и свои права

Мошенничество с мертвыми душами и утрата трудовой книжки - Как вернуть документы и защититься?

Проблемы с расчетом заработной платы и утрата трудовой книжки - Как доказать неофициальную зарплату и как действовать?

Утрата трудовой книжки на работе и предложение уволиться задним числом - как поступить?

Как правильно сделать запрос о стаже работы если утрата трудовой книжке =и может ли взять справку близкий родственник?

Утрата трудовой книжки - рекомендации для инвалида 3-ей группы, проживающего в Казахстане

Утрата трудовой книжки перед увольнением - как восстановить и что делать

Возникают проблемы после выявления кражи на работе - требуют оплату недостачи и препаратов

П.15 гл.II "Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей".

Могут ли отказать в оформлении загранпаспорта если нет трудовой книжки? Трудовая книжка утеряна работодателем.

Как восстановить трудовую книжку (трудовая книжка сгорела у работодателя)

Проблемы с трудовой книжкой - две книжки одной сотрудницы, ошибки в записях и возможность иметь несколько трудовых книжек

Санкт-Петербург +7 (812) 336-92-64 наб. р. Фонтанки, д. 59