Подача документов в Роскомнадзор

Здравствуйте. Нужна консультация по ведению бизнеса перед подачей уведомления в Роскомнадзор, тк имеются уточняющие вопросы! Я ИП на УСН. Мой алгоритм взаимодействия (заказчик/сотрудник/самозанятый): Заказчик: Заказчик может обратится ко мне через авито, увидеть мои контакты на сайте и написать, а также через сарафанное радио. Когда он напишет, то его сообщения через api падают в мою личную CRM в которой не видно номера телефона, адреса эл. почты, фото и иных данных заказчика кроме сообщений. После его обращения, сотрудник обсуждает детали технического задания. Далее он сообщает стоимость заказа и если заказчик согласен, то ему направляется ссылка на мой сайт для формирования счета на оплату. В данной ссылке находится номер заказа и сумма к оплате. Перейдя по ссылке, заказчик ознакамливается с офертой, вводит номер телефона или эл.почту для формирования счета на оплату в LIFE PAY. Скрипт на сайте отправляет данные в LIFE PAY. После оплаты мне в CRM приходит вебхук от LIFE PAY об успешной оплате. Далее мы в своей CRM передаем условия заказа (без каких либо данных клиента) своему исполнителю с которым отношения как ИП с Самозанятым. По готовности передаем заказ заказчику на тот же канал связи, где и происходило общение. В данной цепочки, от заказчика кроме канала связи по которому он сам лично ко мне обратился я ничего не имею и допом не запрашиваю за ненадобностью. Те все происходит по факту максимально анонимно. Самозанятый (исполнитель заказов): Сначала исполнитель проходит регистрацию на моем сайте. Его регистрационные данные падают мне в CRM и мы общаемся. Далее если готовы с ним работать, то заключаем с ним договор между ИП и Самозанятым через ЭДО. Для заключения договора через запрашиваем ИНН, паспорт, фио, банковские реквизиты для совершения оплаты, телефон. После подписания все взаимодействие также происходит через CRM. Сотрудники: Трудоустройство: В штате 5 сотрудников на удаленке. При трудоустройстве они мне присылали: фото паспорта, ИНН, снилс, просто через ватсап. Я их пересылала бухгалтеру. Далее она составила договора и мы подписали их через ЭДО. Сами договора в ЭДО и хранятся. Обязана ли я где то хранить их присланные фото? Допустим я их удаляю в переписке. Взаимодействие: После трудоустройства, каждому предоставляется доступ в мою CRM где и ведется с ними все сотрудничество. Вопрос: Если честно, вопросов много, но сложно их все даже структурно сформулировать. Начну со сл.: - Моя CRM закрытая. Без регистрации или моего личного доступа никто в нее зайти не сможет. Речь о сотрудниках и самозанятых исполнителях. Как это выглядит с точки зрения закона? - Заказчик при обращении, не знает, что его сообщения через api (авито, яндекс почта, pact) падают в закрытую CRM. и мы с ним общаемся из нее. Для него все выглядит как обычная переписка в почте, авито и ватсапе. Как необходимо действовать в данной ситуации? В целом от данной ситуации я хочу получить понимание, как мне лучше изменить какие-либо моменты в работе, чтобы было меньше проблем/осложнений. Все максимально упростить и чтобы было по букве закона.