Налог на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом (форма 6-НДФЛ) и расчеты по страховым взносам

Сдается 6-НДФЛ при нулевой отчетности (если нет работников и начислений) по инициативе организации или ИП и никакой ответственности за несдачу отчета, не содержащего сведений, не предусмотрено, поскольку компания не обязана их подавать

Из норм НК РФ легко сделать вывод: если нет показателей (ни один человек не получил доход), то и обязанности отчитываться нет.

То есть нулевая отчетность 6-НДФЛ, если нет работников и начислений по ним, не сдается.

Бланк и инструкция по заполнению утверждены Приказом ФНС № ЕД-7-11/649@ от 19.09.2023 в редакции Приказа № ЕД-7-11/1@ от 09.01.2024. Она применяется с отчетности за 1-й квартал 2024 года, на 2025-й ее не меняли. Если ни в отчетном периоде, ни с начала года компания не является налоговым агентом, то нет обязанности сдавать 6-НДФЛ для налоговых агентов.

Платить НДФЛ надо дважды в месяц (ст. 58, 226 НК РФ): за период с 1-го по 22-е число текущего месяца — до 28-го числа текущего месяца; за период с 23-го по последнее число текущего месяца — до 5-го числа следующего месяца. За период с 23 по 31 декабря надо рассчитаться не позднее последнего рабочего дня в году. Расчет 6-НДФЛ необходимо сдавать до 25-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом. Годовой отчет подают не позже 25 февраля.

Приказ ФНС России от 09.01.2024 N ЕД-7-11/1@ «О внесении изменений в приложения к приказу Федеральной налоговой службы от 19.09.2023 N ЕД-7-11/649@»

Здравствуйте, уважаемая Александра!

В ответе на требование налоговой инспекции следует подробно изложить обстоятельства дела. В письме нужно укажите даты заключения трудовых договоров с иностранными гражданами; факт направления уведомлений в МВД о заключении трудовых договоров; причины, по которым иностранные граждане не приступили к работе (например, изменение бизнес-плана, отмена проекта, иные объективные обстоятельства); подтверждение отсутствия начислений и выплат в пользу этих сотрудников (ссылки на соответствующие документы, например, отсутствие записей в расчётных ведомостях, бухгалтерских проводках); указание на то, что в связи с отсутствием начислений и выплат обязанность налогового агента по удержанию и перечислению НДФЛ не возникала, а следовательно, представлять форму 6-НДФЛ не требовалось. К письму можно приложить копии трудовых договоров, документы, подтверждающие отсутствие начислений (например, пустые расчётные ведомости), табели учета рабочего времени, а также другие материалы, которые могут подтвердить вашу позицию.

Форма 6-НДФЛ подаётся только при наличии начислений и выплат, с которых должен удерживаться НДФЛ. Если в течение отчётного периода (квартала, года) выплат иностранным гражданам (как и другим сотрудникам) не производилось, то обязанность представлять 6-НДФЛ, в том числе нулевой, не возникает.

Если действительно не было начислений и выплат иностранным гражданам в течение всего 2024 года, то оснований для привлечения к ответственности за непредоставление 6-НДФЛ нет. Штраф по п. 1.2 ст. 126 НК РФ (1000 рублей за каждый полный или неполный месяц просрочки) применяется только при наличии обязанности сдать отчёт, которая не была исполнена.

Также нужно проверить правильность отражения информации в расчётах по страховым взносам. Если в них были указаны данные о трудоустройстве иностранных граждан, но без начисления выплат, это может потребовать отдельных пояснений.

Вам необходимо предоставить ИФНС свои объяснения в простой форме.

Укажите, что иностранные граждане были приняты на работу по трудовому договору, соответственно, уведомления о заключении трудовых договоров были направлены в МВД в установленном порядке.

По определённым обстоятельствам (укажите конкретные причины, например, изменение бизнес-плана, отмена проекта, отказ сотрудников от начала работы и т. п.) иностранные граждане не приступили к выполнению трудовых обязанностей.

В связи с отсутствием фактического начала работы зарплата и иные выплаты иностранным гражданам не начислялись и не выплачивались.

Так как выплат не было, обязанности налогового агента по удержанию и перечислению НДФЛ не возникли, а также не было оснований для отражения данных в форме 6-НДФЛ и расчёте по страховым взносам.

К объяснению приложите копии трудовых договоров и уведомлений в МВД, а также документы, которые подтверждают обстоятельства, приведшие к тому, что работники не приступили к своим обязанностям (например, письма от сотрудников, внутренние приказы компании и т.д.).

Также укажите, что готовы предоставить дополнительные документы или свои пояснения при необходимости.

Форма 6-НДФЛ подаётся налоговыми агентами организациями и ИП, от которых физлица получили доход.

Если в течение налогового периода (2024 г.) зарплата или иные доходы иностранным гражданам не начислялись и не выплачивались, то обязанности сдавать 6-НДФЛ, в том числе нулевой, нет.

Рекомендую направить в ИФНС письменное уведомление о том, что в 2024 году выплат иностранным гражданам не производилось, и, соответственно, отчёт 6-НДФЛ не подавался.

Если документально сможете подтвердить информацию в своем объяснении, оснований для штрафа за непредоставление 6-НДФЛ или расчёта по страховым взносам не возникнет согласно п. 1.2 ст. 126 НК РФ.

Проверьте, чтобы в расчёте по страховым взносам (РСВ) за 2024 год не должно было отражено никаких данных по иностранным гражданам.

Если в РСВ были указаны сведения о трудоустройстве без выплат, это может вызвать вопросы у ИФНС. В таком случае потребуется дополнительно объяснить причины расхождения данных.

Объяснения представьте по существу, согласно требованиям ИФНС, будьте здесь аккуратны.

- см. ст. 87, 92, 93, 210 НК РФ, Приказ ФНС № ЕД-7-11/649@ от 19.09.2023

Смотря что за трудовые договора, а так х надо расторгнуть, и в процессе понять можно ли было им не платить зарплату

Здравствуйте, Александра!

_______

В Вашей ситуации ключевые моменты следующие.

1. Обязанность представлять расчет по форме 6‑НДФЛ установлена для налоговых агентов, выплачивающих доходы физическим лицам (ст. 226, ст. 230 НК РФ). Если в отчетном (налоговом) периоде организация не начисляла и не выплачивала доходы физлицам, то обязанности по представлению расчета 6‑НДФЛ за этот период не возникает, в том числе «нулевого» расчета. Это подтверждается позицией ФНС России (письма ФНС, размещённые на официальном сайте nalog.gov.ru, и разъяснения в сервисе «Часто задаваемые вопросы» по 6‑НДФЛ).

2. Одновременно в расчетах по страховым взносам (ст. 431 НК РФ) отражаются именно начисленные выплаты в пользу работников (включая иностранных граждан). Если трудовой договор заключен, но работник фактически к работе не приступил и заработная плата не начислялась, то база для страховых взносов отсутствует, и соответствующие суммы по таким лицам в расчете по страховым взносам не указываются. Сам по себе факт заключения и уведомления МВД о трудовом договоре не создает налоговую/взносную базу без фактического исполнения работы и начисления вознаграждения.

3. Однако для налогового органа критично документальное подтверждение того, что:

— работники фактически не приступили к работе;

— трудовые договоры либо не вступили в силу, либо были расторгнуты (например, по ст. 61, 67.1, 71, 77 ТК РФ, в зависимости от условий договоров и фактической ситуации).

4. В пояснения в ИФНС целесообразно указать следующее по сути, с отсылкой к НК РФ:

— иностранные граждане были приняты по трудовым договорам, МВД уведомлено, однако к работе не приступили;

— в 2024 году фактически не отрабатывали ни одного дня, табели учета рабочего времени это подтверждают;

— заработная плата, иные выплаты и вознаграждения указанным лицам не начислялись и не выплачивались, что видно из приказов, табелей, бухгалтерских регистров;

— в связи с отсутствием объекта налогообложения по НДФЛ (ст. 209, 210, 226 НК РФ) и базы по страховым взносам (ст. 420, 421, 431 НК РФ) суммы в пользу этих лиц в 6‑НДФЛ и расчете по страховым взносам не отражены;

— трудовые договоры с иностранными гражданами расторгнуты (указать дату и основание по ТК РФ), что исключает обязанность по дальнейшему начислению выплат.

5. Налоговый орган, направив требование, фактически исходит из предположения, что раз заключен трудовой договор, должны быть начисления, и, как следствие, НДФЛ и страховые взносы.

Ваша задача — документами и лаконичными пояснениями показать отсутствие фактических выплат и законность неотражения сведений. В этом случае оснований для доначисления НДФЛ и страховых взносов, а также для штрафа по ст. 119, 126 НК РФ именно за непредставление сведений по несуществующим выплатам нет.

6. Важно: если по результатам внутренней проверки выяснится, что хотя бы раз были начислены какие‑либо суммы (оклад за дни явки, компенсации, иные выплаты, в том числе при расторжении договора), тогда такие суммы обязаны быть включены и в 6‑НДФЛ, и в расчет по страховым взносам, с подачей уточненных расчетов и возможной уплатой налога/взносов и пеней (ст. 54, 81 НК РФ). Если начислений не было вообще, подача нулевого 6‑НДФЛ не требуется, достаточно подготовить грамотное письменное пояснение и приложить подтверждающие документы.

Ссылки на нормы: ст. 209, 210, 226, 230, 420, 421, 431, 81 НК РФ, нормы ТК РФ о вступлении в силу и прекращении трудового договора (в т.ч. ст. 61, 67.1, 71, 77 ТК РФ). Рекомендую проверить и приобщить к ответу копии приказов о приеме/расторжении, табели и выписки из регистров учета заработной платы.

С уважением

Налоговый кодекс Российской Федерации (далее – НК РФ) устанавливает обязанность налоговых агентов представлять расчеты по форме 6-НДФЛ и расчеты по страховым взносам (далее – РСВ) только в случае, если они производят выплаты доходов физическим лицам и, соответственно, являются налоговыми агентами (п. 1 ст. 226 НК РФ, п. 1 ст. 422 НК РФ).

Если работодатель не начислял и не выплачивал доходы иностранным гражданам, то у него отсутствует обязанность по исчислению, удержанию и перечислению НДФЛ и страховых взносов. Следовательно, отсутствует и обязанность по представлению в налоговый орган соответствующих расчетов (форма 6-НДФЛ и РСВ) за указанных лиц.

В Вашей ситуации, при получении уведомления от налогового органа, необходимо предоставить письменные пояснения, в которых следует указать, что трудовые договоры были заключены, уведомления в МВД направлены, однако в силу объективных обстоятельств иностранные граждане к работе не приступили, заработная плата им не начислялась и не выплачивалась. В связи с отсутствием факта начисления и выплаты дохода, обязанность по представлению форм 6-НДФЛ и РСВ за указанных лиц не возникла.

Александра, здравствуйте!

В вашей ситуации закон на вашей стороне, но есть важные процедурные отличия между формами 6-НДФЛ и РСВ. Налоговая служба видит информацию о заключенных трудовых договорах из базы МВД, поэтому отсутствие отчетности вызывает у них вопросы о возможной «серой» зарплате.

Подавать нулевой 6-НДФЛ вы не обязаны, если в 2024 году не было начислений и выплат.

Статус налогового агента возникает только при выплате дохода. Если выплат не было, вы не являетесь налоговым агентом и обязанность сдавать этот расчет не возникает.

ФНС может заблокировать расчетный счет, если просто не получит отчет и не будет знать причин. Поэтому дать пояснение крайне важно.

Расчет по страховым взносам подавать необходимо, даже если выплат не было.

Обязанность сдавать РСВ закреплена за всеми работодателями, у которых есть действующие трудовые договоры, независимо от факта начисления зарплаты.

В нулевом РСВ обязательно заполняются: титульный лист, раздел 1 (с кодом типа плательщика «2») и раздел 3 на каждого сотрудника (с персональными данными, но нулевыми суммами).

За несдачу РСВ грозит штраф — 1 000 рублей за каждый отчетный период (квартал).

Вам нужно направить официальное письмо в ответ на уведомление (требование), в котором четко прописать следующие факты:

- Укажите, что трудовые договоры были заключены (дата, номер), уведомления в МВД направлены своевременно, однако фактически сотрудники к работе не приступили и трудовую деятельность не осуществляли.

- Подтвердите, что в связи с невыходом на работу заработная плата не начислялась и не выплачивалась. Следовательно, объект налогообложения по НДФЛ и база для страховых взносов отсутствуют.

По 6-НДФЛ: организация не является налоговым агентом (п. 1 ст. 226 НК РФ), так как доход физлицам не выплачивался.

Если вы не подавали нулевые расчеты за 2024 год, признайте это как техническую ошибку и сообщите, что уточненные (или первичные нулевые) расчеты будут представлены в ближайшее время.

Если сотрудники так и не вышли, желательно приложить копии приказов об аннулировании трудовых договоров (согласно ст. 61 ТК РФ), если это было оформлено.

Срочно сдайте нулевые РСВ за все пропущенные периоды 2024 года, чтобы минимизировать штрафы.

По 6-НДФЛ достаточно только пояснительного письма, но некоторые бухгалтеры предпочитают сдать «нулевку», чтобы избежать автоматической блокировки счета.

Если вы аннулировали договоры, это будет лучшим доказательством того, что трудовые отношения фактически не возникли