Законно ли копировать паспорта и приобщать к материалам дела?

Здравствуйте.

Да, само по себе копирование паспортов граждан и приобщение их к материалам судебного дела является законным, если это необходимо для рассмотрения спора и соответствует требованиям законодательства.

В соответствии со статьей 35 Гражданского процессуального кодекса РФ лица, участвующие в деле, вправе представлять доказательства. Копия паспорта может являться письменным доказательством, подтверждающим личность, место регистрации, гражданство или иные обстоятельства, имеющие значение для дела.

Кроме того, статья 71 Гражданского процессуального кодекса РФ предусматривает возможность представления письменных доказательств в виде документов и их копий.

При этом обработка персональных данных участников судебного процесса допускается без их согласия, если она необходима для осуществления правосудия.

Однако существуют ограничения.

Если копия паспорта не имеет отношения к предмету спора либо содержит сведения, не имеющие значения для рассмотрения дела, суд вправе не принимать такой документ либо обязать представить его в обезличенном виде. Кроме того, распространение копий паспортов за пределами судебного процесса без законных оснований может нарушать требования Федерального закона № 152-ФЗ "О персональных данных".

Если же речь идет о представлении копии паспорта в суд одной из сторон для подтверждения личности наследника, собственника, представителя или иных юридически значимых обстоятельств, то такое действие является законным. Само по себе помещение копии паспорта в материалы гражданского дела не нарушает закон.

Здравствуйте! В уголовном деле копия паспорта может быть помещена в материалы, если она подтверждает личность, гражданство, возраст, место регистрации либо иное обстоятельство, имеющее значение для дела. Такие документы собираются и приобщаются в порядке статей 84 и 86 УПК РФ, а в судебном заседании по определению или постановлению суда согласно статье 286 УПК РФ. Копирование без связи с предметом расследования, в избыточном объеме либо последующее разглашение паспортных данных может быть обжаловано руководителю следственного органа, прокурору или в суд.

Добрый день!

Уточните кто и в каком деле скопировал ваш паспорт, я смогу дать более точный ответ.

Здравствуйте!

Вопрос хороший, и ответ на него не однозначный: иногда это законно, а иногда — нет. Всё зависит от того, кто копирует паспорт, для чего и в каком процессе. Я подобрал главные сценарии, чтобы было проще разобраться.

Когда это законно

Государственные органы в рамках своих полномочий. Суды, следственные органы, полиция, миграционная служба при выполнении своих функций вправе снимать копии паспортов. Здесь основание — не согласие гражданина в бытовом смысле, а законные полномочия органа власти. Например, при регистрации по месту жительства или в ходе следствия копия паспорта нужна, чтобы зафиксировать личность участника процесса.

Если есть прямое правовое основание. Иногда закон прямо предусматривает необходимость копирования. Например, для некоторых категорий госслужащих передача копии паспорта представителю нанимателя обязательна.

Когда есть риски

Частные организации без чёткой цели. Если копию паспорта снимает коммерческая компания (банк, магазин, работодатель) и кладёт её в какое-то «дело» (личное дело сотрудника, клиентскую базу), тут важно соблюдение закона «О персональных данных» (№ 152-ФЗ). Просто так хранить копию нельзя. Нужно:

получить согласие гражданина на обработку его персональных данных (при этом в согласии чётко прописывают цель — например, «для оформления трудового договора» или «для идентификации клиента при открытии счёта»);

убедиться, что объём собранных данных не избыточен по отношению к этой цели. Часто суды и Роскомнадзор указывают: для многих задач (например, для заполнения кадровой карточки) достаточно зафиксировать ключевые данные (серию, номер, ФИО), а хранить всю копию паспорта не требуется.

Если цель не достигнута или изменилась. Как только цель, ради которой снимали копию, достигнута (например, трудовой договор подписан), организацию обычно просят уничтожить копию или вернуть документ владельцу. Хранить её «на всякий случай» незаконно.

Практический совет

Если вам говорят: «Нам нужна копия вашего паспорта для такого-то дела», — попросите чётко сформулировать цель. Если цель кажется вам слишком широкой или непонятной, вы вправе отказаться. Также имеет смысл попросить подписать обязательство о неразглашении и не передавать данные третьим лицам.

Вывод

Само по себе копирование не запрещено. Запрет возникает, когда нет законного основания (полномочий или согласия с чёткой целью) или когда собранные данные избыточны для заявленной задачи.

Выбирайте сами лучший ответ!

Помещение копии паспорта в материалы дела законно только при соблюдении двух условий: у Вас есть правовое основание для сбора данных и Вы дали на это согласие.

В гражданском или административном процессе копия приобщается как письменное доказательство по правилам ГПК РФ (ст. 71) или КАС РФ (ст. 70). В уголовном деле порядок регулируется УПК РФ (ст. 84). Суд принимает копию, если она необходима для установления обстоятельств дела. При этом действует ст. 6 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».

Обработка Ваших данных без согласия допускается строго в определенных случаях: например, для исполнения договора, где стороной являетесь Вы, либо для осуществления правосудия.

Если же дело частное (например, спор о долге между соседями), то сторона процесса обязана взять у Вас письменное согласие на обработку этих самых данных перед тем, как делать ксерокопию.

Важный технический момент из судебной практики: согласно ч. 3 ст. 71 КАС РФ, если суд возвращает Вам подлинник паспорта после заседания, в материалах дела обязательно остаются засвидетельствованные судьей копии этого документа.

С кем конкретно мы говорим?

Это судебное разбирательство, визит в полицию или общение с частной организацией? От этого зависит объем их полномочий требовать Ваш паспорт. Например, адвокат не является государственным органом и не может просто так забрать копию Вашего паспорта без веских оснований и Вашего разрешения. А вот судья или следователь вписаны в исключения ФЗ-152, им Ваше отдельное согласие на копирование внутри материалов дела формально не требуется, но они обязаны разъяснить Вам цель истребования документа. Главное правило здесь простое: нет цели, предусмотренной законом — нет права снимать копию.

Здравствуйте !

В данном конкретном Вашем случае, согласно Федеральному закону «О персональных данных» (ФЗ-152), обработка паспортных данных (включая копирование) возможна без согласия субъекта, если она необходима для осуществления правосудия, исполнения судебного акта, или при выполнении обязанностей, предусмотренных законодательством РФ. Например, в гражданском или уголовном процессе приобщение копии паспорта может быть обязательным для идентификации стороны или свидетеля.

Поэтому если копирование происходит без необходимости или в случаях, не предусмотренных законом (например, для неофициальных целей), это является нарушением. Важно, чтобы копия паспорта хранилась и обрабатывалась в соответствии с требованиями к защите персональных данных (ограниченный доступ, срок хранения, уничтожение после использования).

Таким образом, с юридической точки зрения, не является законным, копирование паспортов граждан и помещение их в материалы дела.

В случае нарушения прав, необходимо направить жалобу в Прокуратуру, для проведения проверки за незаконные действия, самоуправство и привлечение виновных лиц к ответственности (ст.10 Федерального Закона "О прокуратуре Российской Федерации" от 17.01.1992 N 2202-1).

Рад был помочь !

Здравствуйте, Алексей!

__________

Да, копирование паспортов граждан и помещение копий в материалы дела может быть законным, но только при наличии правового основания и связи копии паспорта с предметом конкретного дела. Паспортные данные относятся к персональным данным, а сама копия паспорта содержит значительный объем персональных данных, поэтому ее изготовление, хранение и приобщение к материалам дела является обработкой персональных данных.

Основная норма здесь — статья 6 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных». Обработка персональных данных допускается, в частности, если она необходима для осуществления правосудия, исполнения судебного акта, акта другого органа или должностного лица, либо для исполнения полномочий, возложенных законом на оператора. Также обработка возможна, если она необходима для исполнения договора, стороной которого является гражданин, для защиты его прав и законных интересов либо при наличии его согласия.

Если копия паспорта приобщается к судебному делу для подтверждения личности, полномочий, статуса участника, факта заключения договора, выдачи доверенности, совершения сделки, подачи заявления или защиты прав, само по себе это не является нарушением. В таком случае паспорт копируется не «просто так», а для законной цели.

Но законность зависит не от самого факта копирования, а от трех условий: есть законная цель, есть правовое основание, объем данных не является избыточным. Это следует из статей 5 и 6 Закона № 152-ФЗ. Статья 5 требует, чтобы обработка персональных данных была законной, справедливой, ограничивалась конкретными и заранее определенными целями, а содержание и объем данных соответствовали заявленным целям обработки. Иными словами, если для дела достаточно установить личность по паспорту, но нет необходимости хранить полную копию всех страниц, избыточное копирование может быть оспорено.

Отдельное согласие гражданина на копирование паспорта требуется не всегда. Если обработка прямо необходима в силу закона, для суда, исполнения полномочий органа, ведения дела, заключения или исполнения договора, защиты прав, согласие может не требоваться. Но если организация копирует паспорт «для удобства», «на всякий случай», без понятной правовой цели и без нормы закона, это уже риск нарушения законодательства о персональных данных.

Важно: паспортные данные сами по себе не относятся к специальным категориям персональных данных по статье 10 Закона № 152-ФЗ, но они позволяют идентифицировать гражданина и поэтому охраняются законом. За незаконный сбор, хранение, распространение или избыточное копирование таких данных возможна ответственность, в том числе по статье 13.11 КоАП РФ.

Т. Е.: копия паспорта в материалах дела законна, если она действительно нужна для рассмотрения дела, подтверждения личности или правового статуса участника и приобщена на законном основании. Незаконно — когда паспорт копируют без необходимости, без цели, без полномочий или хранят больше данных, чем требуется.

В Вашей ситуации нужно смотреть, кто именно сделал копию, в какое дело она помещена, зачем она понадобилась и есть ли у этого лица или органа законное основание. Именно от этих деталей зависит, является ли это нормальной процессуальной практикой или нарушением, за которое можно требовать удаления копии, ограничения доступа и привлечения виновных к ответственности.

Удачи