Как правильно ответить клиенту при отказе в поставке топлива из-за резерва?

Здравствуйте, Тамара.

Если между вами и клиентом заключен договор, то следует уведомить его официально, что в связи с распоряжением регионального правительства за № ... от ... (дата), вы не имеете возможности выполнить условия договора. Как только ситуация стабилизируется, вы возобновите "работу" на прежних условиях.

Согласно ст. 401 ГК РФ:

3. Если иное не предусмотрено законом или договором, лицо, не исполнившее или ненадлежащим образом исполнившее обязательство при осуществлении предпринимательской деятельности, несет ответственность, если не докажет, что надлежащее исполнение оказалось невозможным вследствие непреодолимой силы, то есть чрезвычайных и непредотвратимых при данных условиях обстоятельств...

В вашем случае такие обстоятельства имеют место - исполняете распоряжение регионального правительства. То есть, вы не несете ответственность за неисполнение условий договора по объективным причинам.

По общему правилу, неисполнение договора поставки влечет ответственность в виде неустойки и убытков. Однако если неисполнение вызвано обстоятельствами непреодолимой силы, ответственность исключается (п. 3 ст. 401 ГК РФ). К таким обстоятельствам можно отнести обязательные для исполнения предписания государственных органов, в том числе постановления регионального правительства, если они делают исполнение обязательства фактически невозможным. В вашем случае резервирование топлива для спецтехники означает, что вы не можете законно использовать эти запасы для поставки клиенту. Это является юридическим препятствием, которое вы не могли предотвратить или устранить.