Примет ли нотариус дубликаты документов ЗАГС при оформлении наследства?

Здравствуйте! Да, российский нотариус обязан принять дубликаты (повторные свидетельства) документов из ЗАГСа. Юридически они имеют точно такую же силу, как и оригиналы. Главное, чтобы все документы соответствовали следующим правилам:

Дубликаты из российского ЗАГСа: Нотариус примет их без каких-либо ограничений. Более того, сейчас нотариусы сами могут проверять данные через единую электронную систему ЗАГС.

Дубликаты из ЗАГСа другой страны: Если какие-то документы (например, ваше свидетельство о рождении или о браке) выданы иностранным государством, на них должен стоять апостиль (или выполнена легализация), и к ним должен быть приложен нотариально заверенный перевод на русский язык.

Добрый вечер. Примет, но с соблюдением одного важного условия.

Главное правило

Согласно статье 1153 Гражданского кодекса РФ и Основам законодательства о нотариате (статья 45), для открытия наследственного дела вы можете предоставить дубликаты свидетельств из ЗАГСа вместо оригиналов, но они должны быть апостилированы или легализованы в стране вашего проживания.

Поскольку вы оформляете доверенность в Консульстве РФ, консульский сотрудник сам проверит ваши документы перед удостоверением доверенности. Однако российский нотариус при открытии наследственного дела будет руководствоваться правилами приема иностранных документов.

Вот как должен выглядеть пакет ваших документов, чтобы их без проблем принял российский нотариус:

Дубликаты актов гражданского состояния. Это свидетельства о смерти вашей мамы, а также ваше свидетельство о рождении (для подтверждения родства). Они выдаются органами ЗАГС по месту первоначальной регистрации акта. На этих документах обязательно должен стоять апостиль, если страна вашего проживания является участницей Гаагской конвенции 1961 года. Если страна не входит в этот список (например, ОАЭ, Китай — за исключением Гонконга и Макао, Египет), потребуется полная консульская легализация.

Важно: штамп «Апостиль» на иностранном документе ставится только компетентными органами того государства, где был выдан документ. Российский консул поставить апостиль на ваш местный документ не может.

Нотариально заверенный перевод. Дубликат документа ЗАГС со штампом апостиля необходимо перевести на русский язык. Перевод подшивается к копии документа и заверяется российским нотариусом уже после того, как дело будет открыто, либо это можно сделать у консула РФ, если он оказывает услуги перевода и нотариального заверения.

Доверенность от вас. Поскольку вы находитесь за границей, она должна быть оформлена именно в Консульстве РФ. Такая доверенность имеет силу нотариальной на территории России, принимается любым нотариусом без дополнительных переводов и легализации, и вам не придется тратить деньги на местного иностранного нотариуса, его перевод и последующую легализацию.

Документы на имущество. Правоустанавливающие документы на наследство (выписки из ЕГРН на недвижимость, данные о банковских счетах, ПТС на автомобиль) предоставлять сразу не обязательно. Для открытия наследственного дела достаточно паспорта представителя, вашего свидетельства о рождении, свидетельства о смерти и доверенности. Остальные документы сможет собрать сам представитель.

Типичные ошибки, которых стоит избегать:

Попытка отправить простые ксерокопии или электронные сканы дубликатов — нотариус их не примет.

Отсутствие апостиля (там, где он нужен) на самом дубликате документа. Апостиль подтверждает подлинность подписи должностного лица ЗАГСа, выдавшего повторное свидетельство.

Оформление доверенности у местного иностранного нотариуса вместо консула РФ. В этом случае на нее тоже придется ставить апостиль и делать нотариальный перевод, что значительно дороже и дольше.

Предоставление дубликата старого (ламинированного) образца. Некоторые органы ЗАГС выдают дубликаты на новых бланках без ламинации; ламинированные оригиналы часто вызывают вопросы у нотариусов из-за невозможности проверить защитные признаки.

Практический совет: прежде чем отправлять оригинал доверенности в Россию, попросите вашего будущего представителя (того, кому вы даете полномочия) связаться с конкретным нотариусом по последнему месту жительства умершей мамы. Нужно уточнить, есть ли у этого нотариуса особые требования к оформлению полномочий в доверенности (например, нужно ли отдельно прописывать право подавать заявление об отказе от наследства, получать выписки, закрывать счета). Конкретный нотариус всегда остается главным источником правил для своего округа.

Краткий алгоритм действий:

Получить в органах ЗАГС страны проживания дубликаты необходимых свидетельств.

Поставить на них апостиль (или пройти консульскую легализацию).

Прийти в Консульство РФ с этими документами, паспортом и данными доверенного лица для оформления доверенности.

Передать представителю в России оригинал доверенности и легализованные дубликаты документов. Представитель сделает их нотариальные переводы и пойдет открывать наследственное дело.