Отказ в постоянной регистрации из-за нотариальных заверений - правомерное действие работников паспортного стола?

Не правы. Достаточно предъявить согласие в письменной форме, даже нотариальной не требуется. Отказ обжалуйте в суд.

Приказ ФМС России от 11.09.2012 N 288 "Об утверждении Административного регламента предоставления Федеральной миграционной службой государственной услуги по регистрационному учету граждан Российской Федерации по месту пребывания и по месту жительства в пределах Российской Федерации"

26. Для регистрации по месту жительства:

 26.1. Гражданин представляет лицам, ответственным за регистрацию:

документ, удостоверяющий личность;

заявление о регистрации по месту жительства по форме N 6 (приложение N 3 к Регламенту);

документ, являющийся основанием для вселения в жилое помещение (заявление лица (лиц), предоставившего гражданину жилое помещение, договор, свидетельство о государственной регистрации права (права собственности на жилое помещение), решение суда о признании права пользования жилым помещением либо иной документ или его надлежащим образом заверенная копия, подтверждающие наличие права пользования жилым помещением). Для регистрации достаточно представления одного из перечисленных документов, за исключением случая, предусмотренного пунктом 30 Регламента.

26.2. Заявление, а также иные документы, указанные в пункте 26.1 Регламента, могут быть представлены в орган регистрационного учета в форме электронных документов через Единый портал.

26.3. Проживающие совместно с нанимателем жилого помещения совершеннолетние пользователи свое согласие на вселение членов семьи нанимателя жилого помещения и их постоянное проживание выражают в письменной форме.

В случае вселения в жилое помещение граждан, не являющихся членами семьи нанимателя жилого помещения, проживающие совместно с ним совершеннолетние пользователи и наймодатель свое согласие на постоянное проживание указанных граждан выражают в письменной форме.